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Document Related Technologies - ein Begriff setzt sich durch
Einleitung
DRT Document Related Technologies
Content Management
Dokumentenmanagement-Integration in Groupware
Knowledge Management
ASP Application Service Providing
E-Business
Elektronische Archivierung
Farbe und Bewegung

Von Dr. Ulrich Kampffmeyer
Kampffmeyer

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Einleitung
Dokumententechnologien sind inzwischen als Infrastrukturkomponenten Bestandteil aller denkbaren Arten von Anwendungen geworden und die bisherige DMS-Branche hat ihr eigenständiges Profil verloren. Dieser Trend, von Dr. Ulrich Kampffmeyer 1997/1998 als „Paradigmenwechsel im Dokumentenmanagement“ postuliert, hat zu einer weiten Differenzierung der Begrifflichkeit geführt. Die herkömmliche Dokumentenmanagement-Branche „rettete“ sich in neuen Themenfelder wie Knowledge Management, Enterprise Content Management oder E-Business. Daneben hat sich inzwischen der neue Begriff für Dokumententechnologien etabliert – DRT Document Related Technologies. Dr. Kampffmeyer faßte hierunter bereits 1998 alle diejenigen Technologien zusammen, die sich mit der Entstehung, Erschließung, Speicherung, Verarbeitung, Recherche und Repräsentation von Dokumenten beschäftigen.
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DRT Document Related Technologies
Die Dokumenten-Management-Branche hat ihre Wurzeln in einer Zeit, als „normale“ IT-Systeme nicht in der Lage waren, Imaging, Workflow und digitale optische Speicher zu unterstützen. In den achtziger Jahren bildete sich hierdurch das heraus, was wir heute als die Dokumenten-Management-Branche kennen. Die Branche verstand sich als eigenständige Disziplin innerhalb der IT-Branche. Diese Nische ist inzwischen Bestandteil der allgemeinen IT-Landschaft geworden, die Abgrenzung ist verschwunden und die Unique Selling Points (USP`s) von Dokumenten-Management haben längst ihren Eingang in alle Arten von Lösungen gefunden, die sich nie als Teil der DMS-Branche verstanden haben.
Dies wird besonders deutlich bei den ERP- und Internet-Software-Anbietern. Wir müssen uns damit abfinden, daß Dokumenten-Management-Technologien und
–Funktionalitäten Bestandteil der allgemeinen IT geworden sind. Fast alle Anwendungen erzeugen, verarbeiten, verteilen, verwalten und speichern heute Dokumente. Hierdurch ergibt sich ein wesentlich breiteres Spektrum, das man für DRT Document Related Technologies definieren kann. Das Akronym DRT stellt heute folgende Gebiete und Lösungen dar:
Internet, Intranet & Extranet
Document, Workflow & Knowledge Management
E-Commerce & Digital Signatures
Document Input, Distribution & Storage
OCR, ICR & Pattern Recognition
Databases, DataWarehouses & Retrieval Engines
Imaging & Multimedia
Archival & Records Management
Secure Communication & Unified Messaging
Groupware & Office Solutions
Forms & Output Management
Middleware & Componentware
Content Management & Content Distribution
DRT gehört in jede Art von Anwendung und bisher als eigene Lösung vertriebene Produkte werden “im Bauch” anderer Anwendungen verschwinden. Dokumenten-Management hat eigentlich hierdurch sein Ziel erreicht: es wird Allgemeingut und Bestandteil der Infrastruktur.

Inzwischen hat der von PROJECT CONSULT geprägte Begriff DRT Document Related Technologies weite Verbreitung gefunden. Eine Reihe von haben ihn zur Leitlinie ihres Marketings erhoben. DRT erlaubt die bisherigen Grenzen von DMS zu überwinden ohne sich vom Dokumentenbegriff ganz zu trennen wie dies bei Content Management, Knowledge Management oder E-Business der Fall ist.
In deutschen Branchenzeitschriften hat DRT inzwischen Eingang gefunden, ohne jedoch den Begriff DMS zu verdrängen.
Auch andere Beratungs- und Systemberatungsunternehmen positionieren sich inzwischen ebenfalls mit dem Begriff DRT.
Entscheidend ist jedoch, ob sich eine solche neue, in Deutschland kreierte Marktsegment-Definition auch im Ausland durchsetzt. Dabei sind natürlich besonders die Regionen interessant, wo normalerweise solche Begriffe geboren werden (z.B. USA) oder man deutlich etwas gegen Anglizismen hat (z.B. Frankreich).
Die größte Messeveranstaltung zum Thema DRT hat bereits vor zwei Jahren den etwas angestaubten Begriff DMS umdefiniert: DMS = Documents, Messaging & Security. Damit verlor DMS als Branchenbezeichnung ihre Bedeutung – Platz für DRT, Document Related Technologies.

Die wesentlichen sieben Trends bei Document Related Technologies, die sich im Frühjahr 2001 darstellen, sollen im folgenden erläutert werden.
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Content Management
Unter der Überschrift Content Management verbergen sich mehrere Einzeltrends. Motor ist die Erkenntnis, daß auch die Informationen von Webseiten verwaltet werden wollen. Web Content Management (WCM) liefert hier Software für die Unterstützung der Editionsprozesse, Verwaltung des Inhalts und automatische Publikation. Ein weiterer Trend ist hier die zunehmende Verbreitung von XML für Dokumentenformate, Schnittstellen und Definitionen. Im Unterschied zu WCM verbergen sich unter Enterprise Content Management die traditionellen Workflow-, Dokumentenmanagement- und Archivierungslösungen. In Verbindung mit Web-Servern erlauben sie die zusammenhängende Verwaltung sowohl der neuen Informationen aus dem Web-Umfeld als auch aller bereits im traditionellen Client/Server- oder Host-System vorliegenden Daten und Dokumente. Der Begriff Content Management ist auf dem besten Wege die bisherige Branchenbezeichnung Dokumentenmanagement abzulösen.
Die zahlreichsten Neuheiten im CM-Umfeld gab es natürlich im Web-Content-Management. Nicht nur der Microsoft Sharepoint Portal Server sorgte für Bewegung, sondern auch zahlreiche andere Produkte. Der bisher durch verschiedene Produkte abgedeckte Zyklus von Erstellung, Bewilligung, Publikation, Management, Controlling, Statistik, Verwaltung, und Distribution beginnt sich zu schließen.
Im Endeffekt ist auch der Microsoft Sharepoint Portal Server hauptsächlich als Web Content Management System ausgelegt. Ob er jedoch angesichts seines Preises schnell weite Verbreitung findet, muß abgewartet werden. Da der Sharepoint Portal Server auch noch eine ganze Reihe anderer Microsoft Services benötigt, stellt sein Einsatz zum heutigen Zeitpunkt für viele Anwender noch keine Option dar.
Portalsysteme beherrschen die Neuankündigungen. Arrivierte und neue Anbieter versuchten den größer werdenden Abstand zu Plattformen wie mysap.com einzuholen. Ähnlich wie bei Betriebssystemen wird sich aber das Feld der Portal- und Middleware-Anbieter sehr schnell auf eine Handvoll Anbieter reduzieren. Vignette, Tibco, IBM, SAP, Microsoft, Oracle und wenige andere dürften mittelfristig den Markt dominieren.
Im Umfeld des Enterprise Content Management werden hauptsächlich alte Produkte mit neuen Etiketten versehen. Lediglich FileNET ist es gelungen seine Produktsuite zu konsolidieren und um ein Tool zu ergänzen (Acenza), das es erlaubt mit einfachen Mitteln Standardanwendungen zu generieren. IBM ist immer noch bemüht seine unterschiedlichen Produktansätze von Archivierung, COLD, und Workflow über Portal, WCMS und andere Module zu konsolidieren. Die zukünftige Rolle des Notes/Domino-Portfolios wird dabei nicht klarer. K-Station und Discovery-Server laufen auch ohne eigenständiges Domino.
Aber auch eine andere Ausprägung von Content Management Lösungen gewinnt Gewicht. Die Anbieter von Inhalten bieten inzwischen ebenfalls Lösungen an. Als Beispiel sei hier das Systemhaus von Bertelsmann erwähnt.
XML ist trotz hoher Erwartungen derzeit her ein Randthema. Schema und Software AG gehörten zu den wenigen, die sich auf das Thema fokussierten. Für andere Anbieter war XML ein Nebenkriegsschauplatz. Es überwiegt derzeit die Nutzung als Schnittstelle um Datenbanken standardisiert ansprechen zu können, der Einsatz als universelles, selbstbeschreibendes Dokumentformat läßt noch auf sich warten.
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Dokumentenmanagement-Integration in Groupware
Mit dem Sharepoint Information Server (ursprünglicher Arbeitstitel Tahoe) ist es nun passiert – Microsoft ist in den Markt für Dokumentenmanagement eingestiegen. Einiges an Funktionalität, für die man bisher eigene DMS-Programme benötigte, kommt nun von Microsoft selbst. Aber auch Lotus hat mitgezogen. Der Discovery Server ermöglicht die Erschließung beliebiger Informationen und bietet mit den übrigen Domino-Komponenten wie Records Management, Workflow und Domino.doc auch eine vollständige Plattform für die Entwicklungen von Dokumentenmanagement-Lösungen. Damit hat der Anwender auf seiner Standard-Plattform die Möglichkeit ohne Zusatzprodukte einfaches Content- und Document-Management zu betreiben. Wer beides hat, Lotus Domino und Windows 2000 mit Tahoe, der muß sich allerdings für eine Strategie entscheiden – zukünftig bekommt die Frage „welche Funktionalität in welchen vorhandenem Produkt nutze ich nicht“ Vorrang vor der Auswahl eines möglichen weiteren Zusatzproduktes. Die großen Softwarefirmen bedrohen die bisherigen Spezialanbieter, sie schaffen aber auch gleichzeitig mehr Akzeptanz für Dokumenten-Technologien und öffnen den mittelständischen Markt.
Interessant sind die Reaktionen der Branche auf den Sharepoint Portal Server. Noch erstaunlicher war jedoch die Positionierung des Microsoft Managements in Hinblick auf den Rest des DRT-Marktes. War z.B. A.I.S. windream zunächst als „gefährdet“ betrachtet worden, so stießen nunmehr Äußerungen zu Koexistenz, Kombination und Integration von windream mit der Microsoft Palette auf großes Interesse.
Fast alle DRT-Hersteller bieten inzwischen Konnektoren für die Integration Ihrer Produkte in die Lotus Notes/Domino-Umgebung an. Das „Group for ever“-Interface spielt dabei am Markt kaum noch eine Rolle. Andere Wettbewerber wie z.B. Kasten Consulting haben hier Group den Rang abgelaufen.
Viele Anbieter von Autodigit über GFT Solutions bis iXOS bieten heute Mail-Archive zum Einsatz mit Exchange und Outlook an. Diese werden jedoch nur dann eine Chance haben, wenn sie auch als universelles Archiv unabhängig von diesen Microsoft Produkten genutzt werden können. Auch im Zeitalter des Sharepoint Portal Server stellt die Zusammenführung von Daten, Dokumenten und Nachrichten aus unterschiedlichen Quellen ein Desiderat dar. Lösungen wie DocMan können sich hier noch eine Weile neben den Standardprodukten von Microsoft behaupten.
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Knowledge Management
Bisher war Knowledge Management ein weitgehend leeres Schlagwort. Einerseits stellte es ein Sammelsummerium bekannter Funktionalität aus DataWarehouses, Groupware, Dokumentenmanagement, Datenbanken, Workflow und anderen Komponenten dar, andererseits fehlten eigenständige Merkmale. Dies hat sich in den letzten zwei Jahren geändert. Eigenständige Funktionen entwickeln sich derzeit zu eigenen Trends: Automatische Klassifikation oder Auto-Categorization, inzwischen beinahe zur Killer-Applikation der DRT-Branche geworden – wer nicht automatisch ordnen und indizieren, kann ist bald raus. Profiling und Personalization bieten ähnliche Automatismen, die die Bereitstellung der Information individuell steuern. Agents, Navigationstool und Retrieval-Engines, die sich an der Arbeitsweise des Browsers orientieren, ergänzen oder verdrängen herkömmliche Informationserschließungsansätze.
Natürlich besetzen die Anbieter von Werkzeugen für die automatische Klassifikation, allen voran SER Systems das Thema Wissensmanagement. Anbieter von Capture-Software und –Systemen sehen diesen Aspekt eher als Zusatz, den sie nicht mit eigenen Produkten abdecken wollen. Dies war zumindest die Anschauung von Captiva und KOFAX. Jeder bietet aber inzwischen diese Funktionalität über die Einbindung von Partnerprodukten.
Andere Anbieter sahen Knowledge Management jedoch eher als Problem der Integration und rückten es in die Nähe von EAI Enterprise Application Integration. Auffällig war dies besonders bei Opentext, einem der klassischen Knowledge Management Anbieter. Opentext besetzte in diesem Jahr den Gartner-Begriff des Collaborative Commerce. Lotus hat inzwischen den Arbeitstitel Raven verworfen und spricht von dem Knowledge Discovery System. Wesentliche Bestandteile sind K-Station, Sametime und der Discovery Server. Zeichnet sich hier die erste Abkehr von der Domino-Plattform ab ? Als Datenbank ist Domino immer noch die Plattform für den Knowledge Management Ansatz von Lotus und zahlreiche Anwender nutzen Domino.Doc inzwischen als Verwaltungssystem für ihre Dokumente. Zumindest muß Domino nicht extra gekauft werden sondern ist in die Suite als Service integriert.
Die Prozeßkomponente wird inzwischen stärker betont und führt zu einer Renaissance des Themas Workflow. Jedoch wird Workflow nicht mehr als eigenständige Anwendung sondern als nachgeordneter, integrativer Dienst im Rahmen von Enterprise Application Integration betrachtet.
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ASP Application Service Providing
Warum selbst installieren, was ich übers Netz mieten kann. Mit diesem Slogan werben nicht nur die Provider selbst, sondern auch die Softwareanbieter. Hier wird eine Doppelstrategie gefahren – man möchte natürlich auch weiterhin in Zukunft viele Endanwender mit eigenen Systemen bedienen, kann sich jedoch dem Trend der Bereitstellung von Content-Management-, Dokumentenmanagement- und Archivierungsfunktionalität im Internet oder über VPN nicht verschließen.
Neben einfachen Web-Store-Lösungen gibt es bereits die ersten Systeme, die eine professionelle und auch revisisonssichere Ablage anbieten. Durch UMTS wird Dokumenten-ASP auch für die Telekommunikationsbranche interessant – denn wo läßt man zum Beispiel seine Handy-Downloads ?
Die Finanzdienstleistungsbranche setzt dabei auf Konzepte wie den NetSafe und die Media-Konzerne denken längst über gigantische Managementsysteme für ihre multimedialen Inhalte nach.
Rund 150 Anbieter haben bereits ASP-Lösungen im. Offenbar wird aber erst einmal abgewartet, wie der Markt auf das Thema reagiert. Neben dem Begriff ASP wird inzwischen auch wieder gern die Bezeichnung Outsourcing oder aber der Begriff SSP Service Solution Provider ins Spiel gebracht. Für viele Anbieter dürfte letzerer Begriff zutreffender als ASP sein.
Im Umfeld von DMCO, der Dokumenten-Management-orientierten Variante von ASP, war wenig Neues zu finden. Vorhandene Lösungen wurden – wie z.B. bei DataSec - um neue Funktionalität ergänzt. Jedoch scheint es so, daß der „Sturm der interessierten Anwender“ noch nicht so recht eingesetzt hat. Vorzeigeprojekte wie z.B. Einsteinet verzögern sich, iXOS stieg während der CeBIT aus MemIQ aus und bei vielen Anbietern sind die Lösungen noch nicht aus dem Probierstadium herausgekommen. Die Anforderungen an echte DMCO-Lösungen sind höher als von vielen Anbietern erwartet.
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E-Business
E-Business selbst wird häufig noch mit E-Commerce in einen Topf geworfen. Dies ist sicherlich falsch, da E-Commerce nur ein Bestandteil von E-Business ist. Es ist aber bereits abzusehen, daß sich die „e“, „c“, „m“, „b“ und anderen Modewörter langsam verbrauchen und angesichts der Börsenschwäche eher den potentiellen Kunden abschrecken.
Besonders die DRT-Anbieter haben sich etwas von diesem „allumfassenden“ Begriff abgesetzt. Der Begriff E-Business findet sich vornehmlich bei Anbietern, die aus den USA kommen. Das Lösungsangebot konzentrierte sich auf der CeBIT eher auf die konkreten Anwendungen, nicht mehr auf eBusiness als ganzheitliche Vision. Zu den Anwendungsschwerpunkten gehörten CRM, SCM, CCM und andere C-Akronyme. Herkömmliche Dokumententechnologien verschwinden dabei vollständig in den Hintergrundsystemen. Die traditionellen DRT-Anbieter tauchen allenfalls als Partner, kaum mit eigenen Lösungen auf. Im Fokus der DRT-Anbieter lag eher das E-Business-Teilsegment Enterprise Content Management, das die notwendige Infrastruktur bereitstellen soll.
E-Business ist nicht nur ein einzelner Trend, sondern eine Strömung aus zahlreichen Einzelentwicklungen. Bisher unterschiedliche Trends wie Marktplätze für B2B und eher intern orientierte Intranet-Anwendungen werden zunehmend zusammengeführt. E-Business ist ein Sammelbegriff für alle Formen moderner Geschäftsanwendungen wie Supply-Chain-Management, Call-Center, Costumer Relationship Management, E-Procurement und anderer, die über Portal-Technologien sowohl den unternehmensinternen als auch den Geschäftspartnern und Kunden zur Verfügung stehen. Dokumenten-Technologien stellen eine Infrastrukturkomponente des E-Business dar und werden als Middleware, Engines und Enabling in alle Formen von Anwendungen integriert. Sie ermöglichen das Arbeiten mit nicht- oder nur schwach-strukturierten Informationen und Dokumenten ohne daß der Anwender merkt, daß er im Hintergrund mit einem Dokumentenmangament-, Content-Management- oder Workflow-System arbeitet. „Easy-to-Use“ kennzeichnet die neuen Formen von Benutzerinterfaces, die eine vollständige Abkehr von bisher umständlichen Designs darstellt.
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Elektronische Archivierung
Das Thema elektronische Archivierung und Records Management gewinnt durch die Veränderung der Rechtssituation wieder stark an Gewicht. Die sich anbahnende Gleichstellung von Papier- und elektronischen Dokumenten, der ständig wachsende E-Mail-Verkehr mit geschäftsrelevanten Informationen, die nicht mehr in Papier vorliegen, Forderungen nach der elektronischen Speicherung und Erschließung von Informationen aus Buchhaltungssystemen – all dies führt zu einer Renaissance der elektronischen Archivierung. Auch wenn die Hersteller von Magnetplatten- und Band-Speichersystemen sowie die Anbieter von HSM hierarchischem Speichermanagementsystemen ebenfalls ein starke Ausweitung ihres Geschäftes sehen, bleibt ein Großteil des Bedarfes für die revisionssichere elektronische Archivierung übrig.
Dementsprechend besannen sich auch viele DRT-Anbieter auf ihre ursprünglichen Stärken. Marketing Slogans mit „modernen“ Schlagworten wurden um das Thema Archivierung wieder ergänzt. Bei den Lösungen lassen sich grundsätzlich zwei Tendenzen feststellen: Spezialarchive nur für einen Zweck, z.B. für SAP, E-Mail oder Internet-Transaktionen; oder unternehmensweite Lösungen als Archivinfrastruktur, wo ein einheitliches Archiv alle Informationen aus verschiedenen Quellen zusammenführt und übergreifend erschließt.
Klang schon der Begriff „Archiv“ immer sehr „staubig“, so hatte auch das Thema elektronische Archivierung in letzter Zeit etwas an Charme verloren. Projekte mit Titeln wie Wissensmanagement, E-Business oder Enterprise Content Management ließen sich besser vermarkten. Die elektronische Archivierung wird jedoch immer wichtiger. Viele Informationen liegen nur noch digital vor und die ersten unwiderbringlichen Verluste werden deutlich. Elektronische Archivierung wird daher zu einem Basisdienst, der für jede Anwendung benötigt wird. Auch im Web-Umfeld hat man bemerkt, daß die Inhalte von WebSites mit kaufmännischen Informationen und die Geschäftstransaktionen revisionssicher archiviert werden müssen. Hinzu kommen elektronisch signierte Dokumente, die nicht mehr für eine physische Repräsentation in Papier ausgelegt sind. Digital signierte Dokumente sind inzwischen rechtlich zulässig, stellen jedoch an die Langzeitarchivierung besondere Anforderungen. Der Gesetzgeber in Deutschland wünscht sich übrigens auch, daß digital erzeugte Buchhaltungsdaten zukünftig auch digital in Archiven recherchierbar sind. Die elektronische Archivierung hat deshalb eine große Zukunft.
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Farbe und Bewegung
Beim Scannen dominierte bisher nur die Schwarz-/Weiß-Erfassung. Speicherplatz und fehlende standardisierte Kompressionsverfahren machen Dokumentenmanagement- und Imaging-Lösungen zu langweiligen „Oldtimern“ in den Büro`s. Während auf dem PC zu Hause bereits MultiMedia, digtale Photos, Realtime-Videos und dreidimensionale Animation genutzt wurden, hatten Unternehmen massive Probleme in ihren Netzwerken auch nur herkömmliche Daten und Dokumente bereitzustellen.
Farbscannen wurde von den meisten Capture- und Archivanbietern adressiert. Mehr als der Anschluß von entsprechenden Geräten war jedoch nicht zusehen. MPEG4 und JPEG2000 sind eigentlich noch kein Thema bei den DRT-Anbietern. Anders sieht dies aber im Umfeld von digitaler Fotografie, digitalem Video (dort etabliert sich gerade ein weiterer Standard DivX, der mit MP3 vergleichbar ist), und vor allem für zukünftige mobile Anwendungen aus. Es hat sich zwar derzeit „ausgeWAPt“, jedoch ist der Home-Bereich, MultiMedia, Web-Publishing, digital Video und das Umfeld von professionellen Print-Services bei Farbe und Bewegung führend. Dementsprechend wurde JPEG2000 in diesem Umfeld auch stark betont.
Die zunehmende Verbreitung der digitalen Photografie trägt zur stürmischen Entwicklung von passenden Dokumenten- oder Content-Management-Lösungen bei. Damit fallen auch noch sichtbare Grenzen zwischen Multimedia-Systemen und den bisherigen Dokumentenmanagement-Technologien. Einerseits dringen aus dem „Home“-Bereich neue Formate in geschäftlich im Büro genutzte Anwendungen, andererseits wird professionelle Verwaltungssoftware so heruntergebrochen, daß auch kleinere Unternehmen und der Privatanwender in den Genuß von Dokumenten-Technologien kommen. Die Welle wird jedoch sehr kurzfristig auf die Content-Management-, Dokumenten-Management- und Archivierungsbranche überschwappen, denn irgendwo müssen ja all die speicherintensiven Informationen bleiben. Ob die traditionellen Anbieter oder die Hersteller von Web-Content-Management den größeren Teil des Kuchens für sich sichern können, wird die Zukunft zeigen. In Hinblick z.B. auf JPEG2000 ist jedoch noch nicht sehr viel zu sehen. Erste Geräte können dieses Format zwar erzeugen, die Anzeige gelingt zur Zeit aber nur ausschließlich durch das kostenlos downloadbare Plugin der Berliner Luratech. Ohne die Unterstützung effektiver Kompressionsstandards, die einheitlich alle Plattformen und Anwendungen unterstützen, ist jedoch keine schnelle Markterschließung möglich.
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