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Die Zukunft des Dokumenten-Managements
Einleitung
Was ist Dokumenten-Management?
Aktuelle Trends
Trends zur Jahrtausendwende
Dokumenten-Management nach dem Jahr 2000

von Dr. Ulrich Kampffmeyer
Profil_Kampffmeyer
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Einleitung
Einhellig berichten Anwender und Anbieter über ein in dieser Form bisher noch nicht dagewesenes Interesse am Thema Dokumenten-Management. Der Investitionsstau, bedingt durch die Jahr 2000-Umstellung und die Einführung des Euro, beginnt sich langsam abzubauen.
Die Anwender bereiten sich auf neue Projekte vor. Im Mittelpunkt stehen hierbei die Einführung moderner elektronischer Kommunikation sowohl im internen als auch im Kundenverhältnis, die Verbesserung von Arbeitsabläufen, das Angebot neuer Dienstleistungen und eine optimal technisch unterstützte, schlanke Organisation.
Das ideale Angebot zur Erreichung dieser Ziele sind Dokumenten-Management-Lösungen einschließlich Internet- und Intranet-Technologien, Workflow, Groupware und elektronischen Archivsystemen.
Dokumenten-Management-Systeme (DMS) ermöglichen eine einheitliche und konsistente Organisation, Kontrolle und Nutzung sämtlicher Dokumente, ohne daß sich der Benutzer dabei mit den technischen Formaten oder den physischen Ablageorten der Informationen befassen muß.
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Was ist Dokumenten-Management?
Der Begriff Dokumenten-Management wird unterschiedlich benutzt und interpretiert. Dokumenten-Management im weiteren Sinn bezeichnet die gesamte Branche: Scanning, Imaging, Workflow, zum Teil Groupware, Intranet-Lösungen, elektronische Archivierung, Output-Management etc. Unter Dokumenten-Management im engeren Sinn wird das „dynamische“ oder „klassische“ Dokumenten-Management verstanden.
Dokumenten-Management im engeren Sinn
Ursprünglich waren die verschiedenen Dokumenten-Management-Technologien eher monolithische Anwendungen mit speziellen Clienten für die jeweiligen Applikationen ohne die Berücksichtigung von Integrationsaspekten. Klassisches Dokumenten-Management in diesem Sinn dient der dynamischen Verwaltung von elektronischen Dokumenten und Dateien in Netzwerken mit Funktionalitäten wie:
Check-in/Check-out
Versionsmanagement
Zugriffsschutz
Bildung von Dokumentengruppen (Containern)
Selbstbeschreibende Informationsobjekte
Dokumenten-Management im weiteren Sinn
In Anbetracht einer zunehmenden Überschneidung und Integration der verschiedenen Dokumenten-Management-Technologien werden unter Dokumenten-Management im weiteren Sinn abgesehen von dem klassischen Dokumenten-Management weitere Systeme und deren Zusammenspiel subsumiert:
Bürokommunikation/Office-Pakete Einzelne Module wie Textverarbeitung, Kalkulation, Grafik, Datenbank, Kalender, Mail oder Fax, aktive Steuerung durch den Anwender
Document Imaging Scannen, Anzeigen, Drucken und Verwalten von Faksimile-Dokumenten
Elektronische Archivierung Speicherung von Daten, Images und/oder Listen, datenbankgestützter Zugriff, Auslagerung, Revisionssicherheit
E-Forms Elektronische Formulare für die Eingabe, Anzeige, Ausgabe und Verwaltung variabler Informationen
Output-Management Erstellung, Verwaltung und Druckausgabe bei professionellen Druckerstraßen
Groupware Kooperatives Arbeiten, datenbankgestützte Verwaltung von Daten und Dateien, Replikation, Gruppenfunktionen wie Kalender oder Mail, Verknüpfung und Integration einzelner Komponenten
Workflow Strukturierte Abläufe, Status- und Aktionsüberwachung, regelbasierte Steuerung, Verarbeitung von CI- und NCI-Dokumenten, kontrollierte Weiterleitung von Dokumenten und Vorgängen
Unterschiedliche Sichtweisen
Für DMS-Lösungen ergeben sich unterschiedliche Schwerpunkte, jede der genannten Produktgruppen geht von einem anderen Ansatz oder „Blickwinkel“ auf das gleiche Problem - die Handhabung unstrukturierter Informationen - aus:
Blickwinkel „Dokument“ Dokumenten-Management-Systeme im engeren Sinn sind dokumentorientiert, d.h. Zugriff, Verwaltung und Darstellung erfolgen auf Basis von Dokumentenmerkmalen. Ursprung dieser Systeme ist die Verwaltung von Dateien in Netzwerken. Organisatorische Gesichtspunkte wie gemeinsames Arbeiten mit Dokumenten, Einbinden in Prozesse etc. spielen bei den klassischen Produkten keine Rolle. Elektronische Archivsysteme mit digitalen optische Speichern gehen von einem ähnlichen Ansatz wie die klassischen Dokumenten-Management-Systeme aus. Auch hier werden mittels einer Datenbank einzelne Informationen und Container verwaltet. Elektronische Archivsysteme besitzen darüber hinaus die Möglichkeit, große Informationsmengen online, nearline und offline in Jukeboxen zu verwalten.
Blickwinkel „Prozeß“ Workflow-Systeme gehen von einem prozeßorientierten Ansatz aus, bei dem Dokumente in einen Arbeitsfluß eingesteuert werden. Sie nutzen hierfür ebenfalls Archivsysteme, die zum Teil direkt in das Workflow-System integriert sind. Der Zugriff erfolgt situations- und prozeßbezogen weniger auf Einzeldokumente denn auf zusammenhängende Vorgänge aus unterschiedlichen Informationen und Quellen.
Blickwinkel „Kooperatives Arbeiten“ Groupware-Systeme gehen wieder von einem anderen Ansatz aus. Im Vordergrund steht die gemeinsame Nutzung von Programm- und Informationsressourcen. Der Zugriff kann dokumentorientiert, im Rahmen der gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten oder auch innerhalb nicht fest vorgegebener oder strukturierter Prozeßketten erfolgen. Die Archivierung spielt hier nur eine nachgeordnete Rolle.
Blickwinkel „Daten“ Besonders volltextorientierte Systeme, in denen alle Dokumentinhalte verarbeitsungsfähig gespeichert sind, gehen vom Blickwinkel „Daten“ aus. Zugriffs- und Inhaltskomponente sind in diesem Fall die gleichen Daten. Eine Reihe von Lösungen halten auch Faksimile-Dokumente direkt in der Datenbank und betrachten sie nur als neuen Datentyp. Die Nutzung der Daten und Dokumente erfolgt hierbei direkt in der Datenbank selbst und nicht über ein herkömmliches elektronisches Archiv-, Workflow- oder Dokumenten-Management-System. Diese arbeiten in der Regel mit Referenzdatenbanken, aus denen auf die einzelnen Dokumente mittels Pointer in einem separaten Datenhaltungssystem (Repository, Library, Archiv o.ä.) verwiesen wird.
Die Blickwinkel „Dokument“, „Prozeß“, „kooperatives Arbeiten“ und „Daten“ stellen nur unterschiedliche Sichten auf die gleiche Anforderung dar - die gezielte, zeitnahe, konsistente, vollständige, situationsbezogene Bereitstellung von Informationen.
Dokumenten-Management der Zukunft
Die unterschiedlichen Dokumenten-Management-Technologien sind in starkem Maße voneinander abhängig, der Einsatz einer Komponente ist im allgemeinen nicht ohne den Zugriff auf andere Komponenten sinnvoll.
Integriertes Dokumenten-Management
Die meisten Anwender haben mittlerweile erkannt, daß sie nicht einzelne Applikationen für meist nur einen Anwendungszweck benötigen, sondern integrierte, unternehmensweite Lösungen. Verteilte Dokumenten-Management-Lösungen gehen daher heute weit über das klassische Dokumenten-Management hinaus und umfassen
sowohl den gesamten Document Life Cycle von der Erstellung oder Entstehung eines Dokumentes bis zu seiner Archivierung
als auch die gesamte Document Supply Chain von der Erstellung, Änderung und Ergänzung, Genehmigung, dem Output-Management bis zur Weiterleitung und Verteilung mit unterschiedlichen Renditions eines Dokumentes.
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Aktuelle Trends
Die meisten professionellen Dokumenten-Management- und Archivsysteme sind heute bereits ausgereift. Die wichtigsten Aufgaben, die ein Anwender heute bei der Wahl einer DMS-Lösung hat, sind
die „Spreu vom Weizen“ zu trennen,
sich um einen kompetenten Realisierungspartner zu kümmern und
seine eigene Organisation optimal auf die Einführung vorzubereiten.
Darüber hinaus sind derzeit folgende Trends im Dokumenten-Management-Markt zu berücksichtigen:
Internet, Intranet und Extranet
Standards
Sicherheit
Unternehmensweites Dokumenten-Management
Firmenzusammenschlüsse und -übernahmen sowie Partnerkonzepte
Outsourcing und externe Unterstützung
Internationalisierung und multilinguale Systeme
Internet, Intranet und Extranet
Die Internet-Fähigkeit von DMS-Lösungen war bereits in den letzten Jahren ein wichtiges Thema. Viele Anwender sehen inzwischen den Einsatz von Browsern und Applets als Alternative für herkömmliche Clienten in großen Lösungen.
Zugriff über Standard-Browser
Im ersten Anlauf der Produktentwicklung wurden Schnittstellen und Dienste geschaffen, um mit Standard-Browsern wie Explorer oder Netscape auf Dokumente zugreifen zu können. Für das ständige Arbeiten mit Dokumenten ist dies jedoch keine Lösung, da auch Dokumente in das System eingebracht und Office-Werkzeuge zur Dokumentenbearbeitung eingebunden werden müssen.
Applet-Technologien
Für den Zugriff auf ein DMS über einen Standard-Browser mit vollständiger Dokumenten-Management-Funktionalität einschließlich Check-in, Check-out, Versionsmanagement, Dokumentensicherheit u.a. sind Applets erforderlich. Mit plattformunabhängigen Applet-Technologien kann jeder Browser „On-Demand“ in einen Master-Desktop oder Fat Client ohne zusätzliche proprietäre Dokumenten-Management-Software transformiert werden. Der Anwender benötigt nur die Browser-Software und einen Autorisierungsschlüssel.
Etwas Unsicherheit herrscht im Markt derzeit noch, ob man auf Java oder Microsofts ActiveX setzen soll.
Standards
Standards sind für die Interoperabilität verschiedener Dokumenten-Management-Technologien und Komponenten auch unterschiedlicher Hersteller unerläßlich.
Dokumenten-Management-Standards
Zu den wesentlichen Standardisierungsgremien im Dokumenten-Management-Bereich gehören:
ODMA-Gruppe (Open Document Management API) ODMA ist durch die Anerkennung seitens Microsoft, die Unterstützung von Lotus, IBM, FileNet, Eastman Software, Oracle und anderen führenden Unternehmen zum anerkannten Standard für die Anbindung von Clienten geworden. Für den ODMA-Standard gibt es auch Intranet-Erweiterungen für den Zugriff ODMA-konformer Dokumenten-Management-Systeme auf ein Intranet. Die Programmierung auf Basis von ODMA ist sehr einfach.
DMA (Document Management Alliance) Die wesentlich komplexere Middleware DMA ist ein wichtiger Standard für offene, verteilte und unternehmensweite Dokumenten-Management-Lösun-gen über verschiedenste Plattformen und Lokationen hinweg. Eine DMA-kompatible Middleware kann z.B. unterschiedliche Produkte mit eigenen Repositories übergreifend erschließen.
WfMC (Workflow Management Coalition) Die WfMC hat fünf verschiedene Schnittstellen zur Interoperabilität verschiedener Workflow-Produkte und -Komponenten beschrieben, die sukzessive in Produkte umgesetzt werden. Ohne WfMC-Kompatibilität wird kein Workflow-Produkt mehr wettbewerbsfähig sein können. Vermehrt ergänzen auch Hersteller wie Microsoft, SAP, PeopleSoft und Oracle ihre Produkte um Workflow-Funktionalitäten - und all diese Unternehmen sind Mitglieder der WfMC.
DMS beeinflussende Standards
Zu den wesentlichen Standards im weiteren Umfeld des Dokumenten-Managements gehören:
OLE
Compound Documents
ITU
Kompression
CORBA, DCOM
Objektmodelle
SGML
Formatbeschreibungssprache
HTML, XML
Formatbeschreibungssprachen im Internet
MIME
E-Mail Headerinformation
EDI
Datenaustausch
ISO
Optische Speicher
OSTA
Fileformate für optische Speicher
Künftig an Bedeutung gewinnen werden insbesondere OLE, MPEG, CORBA / DCOM, HTML, XML, EDI und das Fileformat UDF ISO 13446.
Sicherheit
Die Fallstricke von Internet-Lösungen werden zunehmend bekannt. Der Absicherung der Übertragung, dem Nachweis, ob eine Nachricht überhaupt versendet und beim richtigen Adressaten empfangen wurde, ihre Unveränderbarkeit, die Verschlüsselung gegen Einsichtnahme und andere Sicherheitsmerkmale gewinnen beim Anwender zunehmend an Bedeutung. Notwendige Vorüberlegungen beinhalten selbstbeschreibende Informationsobjekte, verteilte Ressource Directories, Firewalls, kryptographische Verschlüsselung, digitale Signatur und andere Module, deren Ausgereiftheit heute noch umstritten ist.
Selbstbeschreibende Informationsobjekte
Selbstbeschreibende Informationsobjekte setzen sich aus einer beliebigen Inhaltskomponente (Einzelobjekt, Container, Liste u.ä.) und einem vorangestellten selbstbeschreibenden Header zusammen und tragen alle benötigten Struktur-, Identifizierungs- und Verwaltungsinformationen mit sich. Die Header-komponente beginnt in der Regel mit einer neutralen Beschreibung, welche Merkmale und Attribute im Header erwartet werden können. Auf dieser Beschreibung beruht der selbsterklärende Charakter der Dokumente. Die Attribute im Header eines Informationsobjektes können auch ausgewertet werden, wenn die Verwaltungsdatenbank nicht im Zugriff ist oder das Informationsobjekt in eine Umgebung außerhalb des erzeugenden Systems versandt wurde.
Der objektorientierte Ansatz gewährleistet:
Abgesicherte Verteilung von Informationen
Offline-Bearbeitung
Asynchrone Bereitstellung in großen, verteilten Systemen
Digitale Signatur
Die digitale Signatur hat nichts mit einer gescannten oder einer über Passwort oder Login kontrollierten elektronischen Unterschrift zu tun, sondern dient zur Authentifizierung des Erstellers und des Inhalts eines elektronischen Dokumentes. Eine digitale Signatur wird durch die Kombination eines öffentlichen Schlüssels (Public Key), der von Zertifizierungsstellen vergeben wird, und eines geheimen privaten Schlüssels (Private Key) generiert und an ein elektronisches Dokument angehängt. In Deutschland ist das Verfahren im Signaturgesetz (SigG) festgelegt.
Für die digitale Signatur sind folgende Anwendungsgebiete denkbar:
E-Commerce Die digitale Signatur ist eine der wesentlichen Voraussetzungen für den Abschluß von Geschäften bei Electronic Commerce und im Internet und zielt im wesentlichen auf den Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen nicht bekannten Partnern. Zum Zeitpunkt der Übermittlung digital signierter Dokumente besteht noch kein Vertrag zwischen Absender und Empfänger. Der Identifizierung des Absenders und der rechtlichen Relevanz der übermittelten Nachricht kommen daher eine große Bedeutung zu. Die digitale Signatur soll hier den gleichen rechtlichen Charakter gewinnen wie die eigenhändige Unterschrift.
Rechtsverkehr Die Bundesnotarkammer sieht außerdem auch Anwendungsgebiete, bei denen die digitale Signatur bei der Erstellung und Versendung von Urkunden im Rechtsverkehr zum Einsatz kommt.
Absicherung von Urheberrechten und Copyright im Internet Die Grenzen zwischen der reinen Nutzung von Informationen und dem kostenpflichtigen Bezug von Dienstleistungen, bei denen es auch zu elektronischen vertraglichen Vereinbarungen kommt, verschieben sich zunehmend. Das kann dazu führen, daß die digitale Signatur auch im Umfeld der Verbreitung von Nachrichten und der Nutzung von Informationspools im Internet an Bedeutung gewinnt. Auch zur Absicherung von Urheberrechten und des Copyright im Internet könnte die digitale Signatur künftig beitragen.
Multimedia Right Clearance Systems (MMRCS)
Bei der Nutzung von Informationen im World Wide Web spielen das Copyright, die Bezahlung von Leistungen und das Urheberrecht eine große Rolle. Im Publikations- und Verlagswesen werden daher Entwicklungen für „Multimedia Right Clearance Systems“ (MMRCS) vorangetrieben. Diese Systeme unterstützen den Freigabeprozeß für Multimediarechte und sind die Schnittstelle zwischen der erfolgreichen Nutzung kreativer Medienarbeiten und deren intellektuellen Eigentümern.
Systeme zur Klärung von Multimediarechten umfassen im allgemeinen folgende Funktionen:
Digitale Speicherung von Komponenten und beschreibenden Daten
Komponentenbezogene Recherche- und Anzeigefunktionalitäten
Angaben zur Rechts- und Lizenzlage
Unterstützung verschiedener Vertragsformen
Sichere Bereitstellung der Komponenten
Unterstützung verschiedener Zahlungs- und Sicherheitsmechanismen
Integration in die Produktions- und Nutzungsumgebung
Im Rahmen des Programms INFO2000 der Europäischen Kommission wurde eine umfassende strategische Untersuchung über diese Systeme mit drei vorrangigen Zielsetzungen durchgeführt:
Identifizierung der Hauptproblemfelder des Handels mit Multimediarechten in der EU und Priorisierung des Handlungsbedarfes
Berücksichtigung verschiedener Sichten der Beteiligten
Empfehlungen zur Einleitung der erforderlichen Maßnahmen
Die ersten Untersuchungen haben folgende Problemfelder aufgezeigt:
Hohe Kosten für die Freigabe von Rechten
Komplexe rechtliche Grundlagen
Fehlende internationale Standards
Mangelnde Informationen über die Freigabeprozesse
Unternehmensweites Dokumenten-Management
Die Zeit der kleinen „Probierlösungen“ im DMS-Umfeld ist vorbei. Der heutige Anspruch der Anwender heißt „Enterprise Document Management“. Unternehmensweites Dokumenten-Management integriert alle DMS-Technologien und ebenso die Welt der Office- und Business-Applikationen. Ziel solcher Lösungen ist es, unabhängig vom Standort, von der Art des Clienten, von der Anwendung, die ein Dokument erzeugt hat, alle Informationen eines Unternehmens bereitzustellen.
In der Vergangenheit gab es häufig Insellösungen, jede Anwendung hatte ihr eigenes Archivsystem mit einer eigenen Benutzeroberfläche. Heute stehen sogenannte Enabling-Technologien, die bestehende Anwendungen um spezielle Dokumenten-Management-Funktionen ergänzen, im Vordergrund. Der Anwender sieht kein eigenständiges DMS-, Workflow- oder Archivsystem, statt dessen wird die Funktionalität in seine Anwendungen oder in eine Groupware eingebunden.
Architektur unternehmensweiter Dokumenten-Management-Lösungen
Für echte verteilte Dokumenten-Management-Lösungen mit zentralen, lokalen, beliebig verteilten Komponenten ist eine dreischichtige Architektur erforderlich, bei der die gesamte Funktionalität zwischen den eigentlichen Daten und der Benutzerschnittstelle angesiedelt ist.
Über das Internet erlauben unternehmensweite Dokumenten-Management-Lösungen auch eine Einbindung von Kunden und Lieferanten.
Mergers & Acquisitions und Partnerkonzepte
Der DMS-Markt ist reif geworden und zeigt alle Merkmale der Konsolidierung - Firmenübernahmen und -zusammenschlüsse, der Eintritt großer Standardsoft-wareanbieter in diesen Markt oder das Verschwinden kleinerer Softwarehersteller mit eigenen Produkten:
Firmenübernahmen und –zusammenschlüsse Der Nachfrageboom im DMS-Umfeld beginnt und wird ab dem Jahr 2000, wenn die Euro- und die Jahr 2000-Umstellung vorbei sind, seinen Höhepunkt erreichen. Der Bedarf an qualifizierten Systemberatern und Programmierern ist kaum zu befriedigen. In der DMS-Branche dreht sich daher das „Abwerbungs-Karussell“ - und bekommt man einen Mitarbeiter nicht, nimmt man vielleicht gleich die gesamte Firma. Viele bekannte Namen von Anbietern und Produkten sind heute bereits verschwunden.
Kapitalisierung am Aktienmarkt Das notwendige Kapital für Firmenübernahmen verschaffen sich viele DMS-Anbieter derzeit durch Börsengänge. Ziel der Börsengänge ist weiterhin die schnelle Kapitalisierung für den europäischen Markt. Die Aktienkurse der neuen AGs schießen teilweise so in die Höhe, daß den Analysten langsam die Sorgenfalten zwischen den Augenbrauen erscheinen.
Partnerkonzepte Da für unternehmensweite Lösungen verschiedenste Komponenten und Technologien integriert werden müssen, sind Partnerschaften und Kooperationen im DMS-Umfeld weit verbreitet.
Realisierungspartnerschaften Die Anbieter von eigener Software setzen stark auf Kooperationen mit Systemintegratoren, die auf Basis der Produkte Projekte durchführen. Nur so läßt sich eine eigene Entwicklung finanzieren und ein ausreichender Anteil am Markt erreichen. Die Gewinnung von Vertriebs- und Integrationspartnern ist daher derzeit eine der wichtigsten Aufgaben der Produktanbieter. Realisierungspartnerschaften mit Systemhäusern und Integratoren bieten folgende Vorteile:
Qualifiziertes Know-how für den Kunden vor Ort
Schnelle regionale Abdeckung
Synergien durch Integration mit Lösungen der Realisierungspartner
Überwindung des Problems, qualifiziertes Realisierungs- und Projekt-Management-Personal aufzubauen
Bereicherung der Entwicklung durch Partneranforderungen, Marktnähe und Branchen-Know-how
Gute Systemintegratoren, die vor Ort Projekte realisieren können, sind nicht viele zu finden. Diejenigen Softwareanbieter mit den meisten und besten Integratoren werden die Zukunft bestimmen. Viele Anwender sind daher schon dazu übergegangen, nicht mehr das Produkt, sondern den Integrator, seine Leistungsfähigkeit und Erfahrung zum Entscheidungsmerkmal für eine Lösung zu machen.
Outsourcing und externe Unterstützung
Viele Unternehmen haben mittlerweile erkannt, daß Sie nicht für alle Bereiche eigenes Know-how aufbauen können.
Archiv und DMS beim Outsourcer
Die Erfassung und Indizierung von Dokumenten wird heute schon in vielen Fällen aufgrund fehlender Ressourcen oder aus Wirtschaftlichkeitsgesichtspunkten durch externe Scan-Dienstleister durchgeführt.
Sind die Probleme mangelnder Leitungskapazitäten und Sicherheitsmechanismen erst einmal gelöst, ist es künftig auch denkbar, gesamte DMS- und Archiv-Lösungen auszulagern. Bezahlt wird in diesem Fall sowohl bei LAN- als auch bei Internet-Clienten „per View“. Die Aufwände für die Administration und Migration beim Anwender entfallen.
Externe Partner
Aufgaben wie die Euro-Umstellung, Workflow und Geschäftsprozeßoptimierung oder Dokumenten-Management und elektronische Archivierung werden vermehrt zusammen mit externen Beratungen in Angriff genommen. Die Anwender müssen das für die Einführungsphase erforderliche Fach-Know-how dadurch nicht selbst aufbauen und können sich auf die Erfahrungen neutraler Berater stützen. Marktuntersuchungen zeigen, daß Berater insbesondere bei Projekten in den Bereichen Dokumenten-Management, elektronische Archivierung, Workflow und Intranet hinzugezogen werden.
Internationalisierung und Multilinguale Systeme
Mit dem Euro erhält Europa einen einheitlichen Wirtschaftsraum - auch der Dokumenten-Management-Markt und große unternehmensweite Lösungen machen nicht mehr an den Grenzen halt.
Ausbau des Vertriebes
Überleben können werden nur die DMS-Produkte, die nicht nur für einen nationalen, sondern für den europäischen oder den internationalen Markt entwickelt wurden und international ausreichend häufig verbreitet sind. Anders lassen sich die hohen Entwicklungs- und Pflegekosten gerade für Archivsoftware, die Informationen für 7, 10 oder 30 Jahre bereitstellen soll, nicht erwirtschaften. Alle wichtigen deutschen DMS-Anbieter beginnen daher, ihre Vertriebsnetze nach Europa und in die USA auszudehnen.
In Europa haben deutsche Anbieter derzeit neben den amerikanischen Anbietern, die zum Teil bereits seit Jahren in den europäischen Ländern mit Niederlassungen vertreten sind, die Nase vorn.
Multilinguale Software
Multilinguale Thesauri fördern die Standardisierung bei der Klassifikation von Dokumenten, erlauben einen eindeutigen und strukturierten Zugriff und unterstützen die Recherche nach Dokumenten, die nicht in der Sprache des Benutzers verfügbar sind.
„Echte“ multilinguale Software für DMS-Lösungen fehlt derzeit noch. Um den internationalen Markt bedienen zu können, muß die DMS-Software verschiedene Sprachen und Character-Sets unterstützen. Neben den unterschiedlichen sprachlichen Anforderungen sind Umrechnungen von Maßen und Währungen, Umstellungen von Formaten (Datum, Adresse, Schreibweisen) etc. erforderlich.
Convergence of Technologies
Herkömmliche Produktunterscheidungen, z.B. in Imaging, Archivierungs- und Dokumenten-Management-Systeme, verschwinden immer mehr. Der Anwender verliert damit immer mehr Bewertungsmaßstäbe, da die Produkte vom Funktionsumfang immer ähnlicher werden. Auch Kooperationen und Firmenübernahmen sind häufig dadurch initiiert, daß das eigene Produkte um die Eigenschaften anderer Produkte ergänzt werden soll.
Ausbau klassischer DMS-Funktionalität
Die Funktionalität von Workflow wird um Archivierung und Dokumenten-Management ergänzt, E-Forms entwickelt sich zu Workflow, Workflow integriert Archivierung, Archive werden ergänzt um Multi-Media-Funktionalität usw. Ziel ist dabei die Unterstützung des gesamten Lebenszyklus von Dokumenten, die Erfassung, Bearbeitung und Darstellung aller Formen von Dokumenten, Daten und Objekten sowie Berücksichtigung aller denkbaren Kontroll-, Weiterleitungs- und Steuerungsfunktionalität. Die Bedeutung geeigneter, einfach zu nutzender Tools für die Erstellung der Anwendungen steigt daher ständig.
Integration und Übernahme von Office-Funktionalität
Funktionen, die früher eigenständige Anwendungen waren, wie z.B. Fax, E-Mail, Text-Daten-Integration, Textbausteinverwaltung, Groupwarefunktionalität usw. wird zunehmend direkt in DMS-Produkte integriert. Dahinter verbergen sich z.B. grundsätzliche Strategien wie „nur ein Eingangspostkorb“ für alle Arten von Anwendungen und Dokumenten vom herkömmlichen E-Mail über Internet, Fax, Voice-Mail bis zum Production Workflow.
Herkömmliche Bewertungs- und Einordnungskriterien verschwinden
Der Anwender verliert damit immer mehr Bewertungsmaßstäbe, da die Produkte vom Funktionsumfang immer ähnlicher werden. Die Eignung des Realisierungspartners und dessen Erfahrungen, also „weiche Entscheidungskriterien“, werden wichtiger als reine Produktfunktionalität. Die Zukunftssicherheit, Modularität, Migrationssicherheit und einfache Pflegbarkeit der Produkte gewinnt als Maßstab an Bedeutung.
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Trends zur Jahrtausendwende
Bis zur Jahrtausendwende sind folgende Veränderungen im DMS-Markt zu erwarten:
Enabling und Engines statt eigenständiger Anwendungen
Aufteilung in Highend- und Lowend-Produkte
Integration und Interoperabilität
Neue Internet-Standards
Vom Dokumenten-Management zum Knowledge-Management
Einbeziehung von Multimedia
Die DVD verdrängt andere digitale optische Speichermedien
DMS werden zu einem der größten Wachstumsmärkte der IT-Branche
Enabling und Engines statt eigenständiger Anwendungen
Anstelle eigenständiger Dokumenten-Management-Lösungen werden Dokumenten-Management-Funktionalitäten vermehrt von anderen Anwendungen kontrolliert und nur als nachgeordneter Dienst genutzt:
Dokumenten-Management-Enabling Statt eigenständiger DMS-Clients werden Dokumenten-Management-Funktionalitäten über Standardschnittstellen in andere Anwendungen integriert.
Imaging Bilder und gescannte Dokumente sind nur noch besondere Datentypen im Rahmen von Multimedia. Neben den derzeit überwiegenden Schwarzweiß-Formaten werden dank neuer Kompressionsverfahren vermehrt Farbbilder hinzukommen.
Elektronische Archivierung Die elektronische Archivierung als eigenständige Anwendung begibt sich langsam auf den Rückzug. Elektronische Archive werden nachgeordnete Dienste für andere Anwendungen.
Workflow-Engines Eigenständige Workflow-Lösungen verlieren an Bedeutung. Workflow wird vermehrt als Engine in Anwendungen integriert.
Nutzung spezialisierter Engines in kaufmännischen Anwendungen In kommerziellen Anwendungen werden vermehrt spezialisierte Engines genutzt, mit Hilfe derer Dokumenten-Management-Dienste auf der Server-Seite integriert werden. Hierzu gehören z.B. Dienste für die Verteilung, die Indexdatenbank, die Kommunikationsschnittstelle zwischen Client und DMS, Druckservices und andere. Der Benutzer benötigt auf diese Weise keine gesonderten Archiv- oder Workflow-Pakete mehr, sondern kann innerhalb der bestehenden Applikationen auf diese Services zugreifen. Sämtliche Funktionen sind damit unter einer Oberfläche integriert.
Aufteilung in Highend- und Lowend-Produkte
Für das Bestehen im Markt zeichnen sich zwei Strategien ab - eine vertikale Spezialisierung, die sich auf Highvalue-Nischen konzentriert sowie eine plattformübergreifende Lowvalue-Strategie, die überwiegend von den großen Anbietern wie Microsoft, IBM, Lotus oder Netscape verfolgt wird.
Dokumenten-Management-Infrastrukturen für den Massenmarkt
Die großen Anbieter bauen heute bereits viele Basiselemente für das Management der Dokumente oder des Wissens einer Organisation in ihre Systeme und Produkte ein. Die Angebote umfassen Retrieval-Funktionen, die gemeinsame Nutzung von Informationen, Push-Strategien zur Filterung von Informationen im Web u.a.:
Betriebssysteme Einfache Dokumenten-Management-Funktionalitäten werden Bestandteil von Betriebssystemen sein oder sind es bereits. Der hierarchische FileManager wird abgelöst, und objektorientiertes Dokumenten-Management wird Basis moderner Betriebssysteme.
Office-Pakete Office-Pakete werden zunehmend um einfache Dokumenten-Management- und Workflow-Funktionalitäten ergänzt. Im Front-Office-Bereich beinhalten die Erweiterungen insbesondere Textverarbeitung mit E-Forms, Fax-Ausgang, WWW-Browser und Imaging-Viewer für die Bildanzeige und Kompression. Im Back-Office-Bereich kommen Funktionalitäten wie die datenbankgestützte Dokumentenverwaltung anstelle hierarchischer File-Manager, kooperative Bearbeitungsmöglichkeiten für Dokumente, einfacher Workflow oder kontrolliertes E-Mail, Groupware-Funktionen, hierarchisches Speichermanagement (HSM) mit digitalen optischen Speichern, Fax-Eingang und Intranet-Funktionalität hinzu.
Workflow Herkömmliches E-Mail wird durch kontrolliertes E-Mail mit Ad-hoc-Workflow abgelöst. Dadurch können sämtlich Postein- und -ausgänge sowie die Weiterleitung von Informationen und Dokumenten nachvollzogen und gesteuert werden. Workflow wird außerdem Standardkomponente bei der Internet-, Intranet- und Extranet-Nutzung.
Integration von TV und Computer Fernsehen und Computer nähern sich zunehmend an, und damit erhält auch Dokumenten-Management bei der Verteilung von Informationen in diesem Umfeld Einzug.
Professionelle Lösungen
Der Nutzen für Einzelanwender und kleinere Arbeitsgruppen ist für Lowend-Standardprodukte unbestritten, für produktive Umgebungen mit mehr als 50 Anwendern, wie unternehmensweites Dokumenten-Management oder revisionssichere Archivierung, sind professionelle Lösungen allerdings unerläßlich. Abgesehen von dem eigentlichen Produkt müssen für solche Systeme eine ganze Reihe von Dienstleistungen wie Systemberatung, die individuelle Konfiguration, Einbindung vorhandener Software, Einführungsunterstützung, Schulung, Wartung usw. angeboten werden. Hohe Anforderungen stellen Anwender an Anbieter und Integratoren hinsichtlich Rechtssicherheit, Verfügbarkeit und Migrationssicherstellung einer Lösung.
Integration und Interoperabilität
Die Integrationsanforderungen an Dokumenten-Management-Lösungen sind nicht zu unterschätzen.
Integriertes Dokumenten-Management
Die meisten der in Unternehmen eingesetzten Anwendungen erzeugen Dokumente. Unternehmensweite Dokumenten-Management-Lösungen integrieren die gesamte Wissensbasis und sämtliche Applikationen eines Unternehmens. Hierzu gehören neben den erzeugten auch alle weitergeleiteten, versendeten und empfangenen Dokumente, die aufzubewahren sind. Ebenso erfordert die zunehmenden Erweiterung anderer Produkte und Plattformen um Dokumenten-Management-Funktionalitäten die Kompatibilität und Integration professioneller Lösungen mit diesen Komponenten.
Betriebssysteme
Windows NT wird zur Hauptplattform von Client/Server-Anwendungen. Neben OS/2 gerät damit auch UNIX als Server-Betriebssystem für DMS-Lösungen vermehrt unter Druck. Während das Verhältnis zwischen UNIX-Derivaten und Windows NT vor zwei Jahren noch etwa 50:50 betrug, überwiegen heute deutlich Windows NT-Lösungen. Bei Großanwendern ist inzwischen die Planung der Migration auf Windows NT im vollen Gang.
Kompatibilität mit den großen Plattformen
Zusammen mit neuen NT-Backbones werden zunehmend auch gleich DMS-Lösungen mit installiert. Hier spielt die Integration mit Exchange, Outlook und anderen Microsoft-Anwendungen eine besondere Rolle.
Die Kompatibilität von DMS-Produkten zu Produkten auf den großen Plattformen wie Microsoft Exchange oder Lotus Notes wird immer bedeutender. Lotus baut Notes zur Domino-Plattform aus, die zur wichtigen, plattform-unabhängigen Integrationsbasis wird.
Objektmodelle DCOM und CORBA
Die Objektmodelle COM/DCOM und CORBA nähern sich zunehmend an. Damit wird sich ein allgemein gültiger Standard für eine einheitliche Middleware für Dokumenten-Management-Systeme durchsetzen.
NC - Zurück zu zentralisierten Lösungen
Insbesondere, seitdem künftig durch Lotus Notes die OS/2-Plattform nicht mehr unterstützt wird, hat die NC-NetClient/ThinClient-Variante für verteilte Organisationen mit großen Hostsystemen an Charme gewonnen.
Neue Internet-Standards
Bestehende Normen und Standards werden durch Standards aus dem Internet-Umfeld überholt:
Formatbeschreibungssprache XML Während derzeit im Internet-Umfeld HTML vorherrscht, wird künftig XML vermehrt zum Einsatz kommen. Microsoft plant, XML auch als Dokumentenformat im Office-Umfeld einzusetzen. In Zukunft wird XML ein universeller Dokumenten-, Container- und Objekt-Standard folgen.
EDI und E-Commerce Für den Austausch strukturierter Daten zwischen definierten Geschäftspartnern gibt es ISO-genormte EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) mit verschiedenen Ausprägungen für unterschiedliche Branchen. Herkömmliche EDI-Verfahren werden künftig durch Electronic Commerce abgelöst. Bei E-Commerce können offene Benutzergruppen in den elektronischen Handel einbezogen werden. Zum Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen nicht bekannten Partnern wird die digitale Signatur für die Identifizierung des Absenders der übermittelten Nachricht und die rechtliche Absicherung an Bedeutung gewinnen.
SWAP In Konkurrenz zur Workflow Management Coalition (WfMC) entwickelt sich im Internet das Simple Workflow Access Protocol (SWAP) als möglicher neuer Standard. In Anbetracht der dynamischen Veränderungen im Internet-Umfeld ist jedoch nicht absehbar, welche Standards sich halten oder durchsetzen werden.
Knowledge-Management
Ein neuer Trend aus den USA, das sogenannte Knowledge- oder Wissens-Management, hält auch in Europa Einzug. Hintergrund ist die lange fällige Erkenntnis, daß der Inhalt von DMS-Lösungen, die gespeicherten Informationen, der wichtigste Wert eines Systems ist. Dieses Unternehmenswissen gilt es, mit neuen Strategien unter Einbeziehung von Benutzern und Prozessen zu erschließen und zu vermehren. Knowledge-Management stellt damit die Basis für das ständige Lernen einer Organisation zur Verfügung und bringt das Erlernte über automatisch und vom Benutzer vergebene Hyperlinks zum vorhandenen Wissen in Beziehung.
Intelligente Erschließung von Informationen
Das Wissen einer Organisation setzt sich aus explizitem, klar definierbarem und verdecktem, nicht sofort erkennbarem Wissen zusammen und geht damit weit über reine Dokumente, Web-Seiten und andere explizite Formen hinaus. Während allgemeines, explizites Wissen einfach an andere zu übermitteln ist, ist verborgenes Wissen sehr viel schwieriger zu erschließen und zu kommunizieren, da diese Art von Wissen empirisch und subjektiv ist. Das verborgene Wissen bildet jedoch oft die Grundlage für das strategische Wissen einer Organisation.
Die effiziente Erschließung der Unternehmensinformationen als Wissen ist der wichtigste Aspekt des neuen Trends. Früher war die Unterscheidung einfach. Es gab im wesentlichen Volltextdatenbanken für die Erschließung von Texten und relationale Datenbanken für die Erschließung strukturierter Daten. Diese Datenbanken konnten auch benutzt werden, um über Zeiger auf Dokumente in Dokumenten-Management-Systemen zu verweisen.
Die Situation hat sich geändert. Data Warehouses ermöglichen die Verteilung, Aufbereitung und Verdichtung von Informationen, neuartige Suchmaschinen finden auch Daten und Dokumente in unstrukturierten Repositories, Agenten suchen selbständig und selbstlernend nach benötigten Daten und Dokumenten. Diesen Veränderungen soll der Begriff „Knowledge-Management“ Rechnung tragen - nicht mehr Speicherung und Verwaltung stehen im Vordergrund, sondern die intelligente Erschließung von Informationen, die zu mehr Wissen führt.
Expertensysteme und wissensbasierte Systeme erleben eine Renaissance
Knowledge-Management ist dabei irgendwo zwischen Dokumenten-Management, Data und Document Warehousing, Expertensystemen, Suchmaschinen Groupware, Workflow und anderen Technologien angesiedelt. Sollten Datenbanken und Data Warehouses herkömmliche Daten erschließen und zusammenführen, so geht es beim Knowledge-Management um die inhaltliche Erschließung aller Arten von strukturierten und unstrukturierten Informationen, vom Datensatz über das eingegangene Fax bis zur Multimedia-Präsentation.
Knowledge-Management transformiert, selektiert und kombiniert die für einen Anwender in einem bestimmten Kontext wichtigen Informationen, so daß Entscheidungen und das Handeln von Unternehmen unterstützt werden.
Dokumenten- oder Knowledge-Management-Lösungen der nächsten Generation werden damit zu einem Mittelpunkt der Infrastruktur, die das Unternehmenswissen verfügbar und nutzbar macht.
Einbeziehung von Multimedia
Die Integration multimedialer Informationsformen wie strukturierte Daten, Text, Bild, Grafik, Audio und Video mit interaktiven Bearbeitungsmöglichkeiten wird künftig immer wichtiger:
Digitale Fotografie Seit geraumer Zeit werden kompakte und bezahlbare digitale Kameras angeboten, die sich in ihren Ausführungen kaum von normalen Kompaktkameras unterscheiden. Die Auflösungen digital erzeugter Bilder werden sich künftig weiter verbessern. In der Regel werden die Aufnahmen in den Formaten TIFF, BMP und JPEG erzeugt.
Videoaufzeichnungen Mittels Spezialinterfacekarten und zugehöriger Software ist die Digitalisierung von analogen, farbigen Videos möglich. Daneben können Bewegtbild-sequenzen auch mit digitalen Video-Kameras aufgezeichnet werden. Für die Speicherung und Kompression von digitalisierten und original digital erzeugten Bewegtbildern wird das MPEG-Format (Motion Picture Expert Group) an Bedeutung gewinnen. Diese Anwendung aus dem Multimedia-Bereich wird mit der Zunahme von Videokonferenzen über PCs und ISDN für Dokumenten-Management-Systeme immer wichtiger. So kann beispielsweise bei Videokonferenzen direkt auf bestimmte Videosegmente zugegriffen werden.
Sprachaufzeichnungen Durch die zunehmende Abwicklung von Geschäften am Telefon, insbesondere auch im Call Center Umfeld, steigt die Bedeutung der Speicherung von Sprachaufzeichnungen. Die Menge der Informationen wird dabei so weit reduziert, daß Speicherplatzbedarf und Erkennbarkeit in einem ausgewogenen Verhältnis stehen. Die Aufzeichnung erfolgt softwaregestützt und parametrisierbar.
Kombination von Standbild, Video und Audio mit Text und Daten In Zukunft wird es vermehrt auch Anwendungen für die Verbindung und Umwandlung der verschiedenen Informationsformen geben. Die automatische Konvertierung von Sprachaufzeichnungen in ein weiterverarbeitbares Textformat ist heute schon möglich. Neben der Speicherung und Verwaltung von Repositories mit elektronischen Dokumenten nutzen neue Dokumenten-Management-Funktionalitäten die Intelligenz und Interaktivität von Hypermedia-Formaten, um Geschäftsprozesse zu unterstützen und das Gesamtwissen einer Organisation zu vermehren.
DVD - Digital Versatile Disc
Die DVD-Technologie wurde in den letzten zwei Jahren von verschiedenen Firmen vor allem für den Unterhaltungsmarkt - ähnlich wie seinerzeit die Compact Disk - entwickelt. Zielrichtung der Entwicklung war insbesondere der Ersatz der Video-Tape-Recorder, da auf einer DVD Spielfilme in voller Länge und höchster Qualität aufgezeichnet werden können. Ursprünglich stand DVD daher auch für Digital Video Disk. Weil auf einer DVD neben Video aber ebenso Computerdaten gespeichert werden können, wird die DVD heute als Digital Versatile Disk bezeichnet.
Herkömmliche digitale optische Speicher geraten durch die DVD unter Druck. CD-R, Rewritable und herkömmliche WORM werden zunehmend verdrängt werden.
Hohe Kapazitäten
Vielen Analysten zufolge bietet allein die DVD ausreichende Kapazität für die Multimedia-Welt. Eine DVD hat etwa die siebenfache Speicherkapazität einer CD. Noch höhere Kapazitäten befinden sich bereits in der Entwicklung.
DVD-Laufwerke als Standardkomponenten für PCs
PC-Hersteller werden DVD-ROM-Laufwerke künftig als Standardkomponenten anbieten. Hitachi zufolge werden bis zur Jahrtausendwende 70 Millionen DVD-Laufwerke in Gebrauch sein, wovon 30 Millionen Systeme für einmal selbst beschreibbare oder wiederbeschreibbare Medien sein werden.
DMS entwickeln sich zu einem der größten Wachstumsmärkte der IT-Branche
Der DMS-Branche wird seit Jahren ein sehr großes Wachstum vorhergesagt. Nach einer im Auftrag des IMC durchgeführten Marktstudie ist Deutschland derzeit der größte Einzelmarkt für DMS-Lösungen in Europa. Der VOI Verband Optische Informationssysteme e.V. schätzt das Marktvolumen in Deutschland für 1997 auf etwa 1 Milliarde DM und geht bis zum Jahr 2001 von einer jährlichen Steigerung von 20 bis 25 Prozent aus. Rechnet man das weitere Umfeld wie Groupware, Output-Services und andere Dienstleistungen hinzu, beträgt das Marktvolumen sogar ein Vielfaches dieser Summe.
Der Association for Information and Image Management International (AIIM) zufolge stellen DMS neben dem Internet den größten IT-Entwicklungsmarkt der nächsten zehn Jahre dar und werden als „Backbone“-Systeme Bestandteil aller DV-Lösungen. Auch nach Einschätzung der Gartner Group gewinnen DMS-Lösungen in allen DV-Anwendungen an Bedeutung, um als Dienste einen übergreifenden Zugriff auf Repositories für Daten und Dokumente zu ermöglichen. Die Delphi Consulting Group geht in ihren Studien von einem jährlichen Wachstum des internationalen DMS-Marktes von 30 bis 40 Prozent aus. Der amerikanische DMS-Markt wird für 1998 auf etwa 2,6 Milliarden US$ eingeschätzt.
Bei der Vergabe von Budgets für DMS-Projekte verschieben sich die Kostenanteile. Obwohl die Produktlizenzen immer preiswerter werden, steigen die Gesamtprojektkosten eher an.
Produkte werden komfortabler und preiswerter
Der Preisverfall bei DMS-Produkten führt auch zu einer weiteren Verbreitung. Einfache Aufgaben des Dokumenten-Managements werden durch Standard-Office-Suiten oder Netzwerkbetriebssysteme gelöst. Die Anbindung professioneller Lösungen an Basissysteme wie E-Mail-Komponenten oder Microsoft Exchange kristallisiert sich daher als wichtiger Trend heraus. Außerdem gibt es viele einfache DMS-Produkte für den Einzelanwender oder das Home-Office.
Dokumenten-Management wird für jeden Anwender erschwinglich. Lowcost-Archivierungsprodukte für den Einzelanwender werden bereits für etwa 80 DM, in Netzwerken zu Preisen ab 300 DM je Arbeitsplatz angeboten. Die einfachen Off-the-Shelf-Produkte lassen sich jedoch nur bedingt in großen Organisationen einsetzen. Ein Risiko besteht bei der sicheren Langzeitarchivierung. Hier sollte man die Dokumente nicht den billigen kleinen Lösungen anvertrauen. Sicherheit und Langzeitverfügbarkeit haben ihren Preis.
Europa holt auf
Der DMS-Markt in den USA hat gegenüber Europa nur noch einen Vorsprung von etwa sechs Monaten. Die bisherige Lücke zwischen den USA und Europa bei der Akzeptanz und Einführung neuer Technologien hat sich damit deutlich verringert. Der eigentliche Boom des Dokumenten-Managements wird in Europa erst ab der Jahrtausendwende beginnen, wenn nach Abschluß der Jahr 2000-Umstellung und der Einführung des Euro wieder Kapazitäten und Budgets frei werden.
Derzeit wird von einer Marktdurchdringung von deutlich unter 10 Prozent für Archivierungs-, Groupware-, Workflow- und DMS-Lösungen ausgegangen. Neben Großunternehmen zählen zunehmend auch mittelständische Unternehmen zu den potentiellen Anwendern.
Die Probierphase ist vorbei, es wird investiert!
Wurden in den vergangenen Jahren vielfach nur kleine Testsysteme oder maximal Abteilungslösungen installiert, kommen jetzt große unternehmensweite Dokumenten-Management-Systeme zum Einsatz. Hierbei verschieben sich die Wertschöpfungsanteile für die Anbieter deutlich. Spezialhardware und Softwarelizenzen machen heute nur noch etwa 10 bis 20 Prozent der Investitionskosten aus. Teuer werden Projekte erst durch die Integrationsanforderungen in andere Anwendungen und das Customizing. In den Projekten steigt außerdem der Anteil an externer Beratungsleistung. Die organisatorische Komponente der Einführungsprojekte wird immer wichtiger.
Dokumenten-Management-Systeme lassen sich nur dann wirtschaftlich nutzen, wenn die Organisation angepaßt wird. Hier gilt der Grundsatz: Strategie vor Organisation vor Technik. Dies beginnt bereits bei der einfachen Archivierung und endet beim Business Process Redesign bei Workflow-Einführungen. Die Akzeptanz eines komplexen, vollintegrierten Systems ist von der sorgfältigen Projektvorbereitung, den Qualifizierungs- und Schulungsmaßnahmen und der Optimierung von Arbeitsabläufen abhängig. Systemintegratoren treten hierbei zunehmend in den Wettbewerb zu klassischen Unternehmensberatungen oder spezialisierten DMS-Beratern.
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Dokumenten-Management nach dem Jahr 2000
Anwendern werden in Zukunft viele weitere Routineaufgaben der Vergangenheit abgenommen werden, so daß sie sich auf die eigentlichen wissensintensiven Arbeiten, die menschliches Verständnis erfordern, konzentrieren können. Künftige Dokumenten-Management-Lösungen werden voraussichtlich weiterhin bestehende Technologien mit neuen wesentlichen Verbesserungen kombinieren. Da jedoch Technologien, die heute neu erscheinen, in den nächsten fünf Jahren schon wieder überholt sein können, ist für die Entwicklung und Implementierung von Dokumenten-Management-Systemen eine umfassende und kontinuierliche Marktbeobachtung unabdingbar. Die zukünftige Entwicklung ist dabei äußerst schwer abschätzbar. Der folgende Ausblick kann daher nur versuchen, die heutigen Trends auf die Zukunft zu extrapolieren.
Dokumenten-Management als eigenständige Branche unter Druck
Softwareentwicklungszyklen werden immer kürzer, und die Anbieter versuchen, sich hinsichtlich des Funktionsumfangs ihrer Produkte ständig zu übertreffen. Komponenten und Funktionalitäten, die in der Vergangenheit eigenständige Lösungen waren, werden immer häufiger in andere Produkte integriert. Da DMS-Lösungen keine Fachanwendungen sind, sondern Grundfunktionalitäten zur Verfügung stellen, geraten sie erheblich unter Druck. Einerseits wird immer mehr Funktionaliät in Betriebssysteme und Netzwerkplattformen integriert, andererseits wird die DMS-Funktionalität auch von kaufmännischen Anwendungen aufgesogen.
Anbieter mit eigenständigen DMS-Produkten werden nur überleben, wenn sie eine ausreichende Anzahl von Integratoren und OEM-Partnern finden können, wenn sie ihre Produkte so modular gestalten, daß sie auch in andere Anwendungen integrierbar sind, und wenn sie darüber hinaus auch branchenspezifische Lösungen bereitstellen.
Besonders die zu erwartende Ablösung der hierarchischen Dateimanager, die dem Anwender die gleiche Unordnung, Unübersichtlichkeit und fehlende Mehrfachzuordnung für Dokumente wie die Papierablage zumuten, setzt die Anbieter traditioneller Dokumenten-Management-Lösungen erheblich unter Druck. Hierarchische, dateiorientierte Verzeichnisse sind ebenso wie heutige Websites nicht geeignet, eine geordnete, sichere und vollständige Bereitstellung von Informationen zu gewährleisten. Eigenständiges Dokumenten-Management hat zwar bisher von den Unzulänglichkeiten der Dateimanager profitiert, wird aber letztlich als Nachfolger dieser Ordnungs- und Zugriffsverfahren in den Betriebssystemen aufgehen.
Neue Konkurrenten für DMS-Anbieter
Das vielfach verbreitete Ideal eines großen Marktes für DMS-Lösungen wird nicht ausnahmslos von typischen DMS-Lösungen abgedeckt werden. Ein Teil des Potentials, das sich DMS-Anbieter als ihren Marktanteil ausersehen haben, wird künftig durch neue Anwendungen und neue Arten von Software abgedeckt werden.
Wissensdatenbanken, Websites, Datawarehouses, virtuelle Büros und weitere heute bereits im Ansatz vorhandene Technologien lösen typische DMS-Probleme mit anderen Mitteln. Sie treten in Konkurrenz zu den traditionellen Archiv-, Dokumenten-Management- und Workflow-Systemen. Klassische DMS-Funktionen werden nur als nachgeordnete Dienste, die der Anwender nie als eigenständiges Programm zu Gesicht bekommt, bestehen bleiben.
Neue Arten des Erfassens, Indizierens und Retrievals von Informationen
Die Erfassung von Faksimile-Dokumenten und deren Indizierung stellt heute noch einen erheblichen Engpaß und Kostenfaktor für DMS-Lösungen dar. Zukünftig wird der Anteil digital vorliegender Dokumente stark ansteigen. Dank wissensbasierter Lösungen werden OCR/ICR-Technologien so verbessert, daß die Erkennungsrate für eine automatische Indizierung ausreichen wird. Zusammen mit den immer kostengünstiger werdenden magnetischen Speichermedien bieten sich neue Möglichkeiten der Informationsbereitstellung. Herkömmliche Jukeboxen für digitale optische Speicher werden in Zukunft nur noch für die Sicherung großer Daten- und Dokumentenbestände eingesetzt werden. Der Anteil der online verfügbaren Dokumente wird kontinuierlich steigen.
Damit bieten sich auch neue Methoden des Retrievals und der Bereitstellung am Arbeitsplatz. Die Zeiten, in denen auf Dokumente in erster Linie über das Ausfüllen einer Datenbankmaske oder über eine hierarchische Ordnerstruktur zugegriffen wurde, gehören dann der Vergangenheit an. Neue virtuelle Sichten auf Dokumentenbestände, intelligente Links, vollkommen neue Arten der Navigation in Dokumentenbeständen und eine aktive, kontextbezogene Bereitstellung von Dokumenten werden traditionelle Strategien ablösen.
Die Erschließung des Inhalts von Dokumenten - unabhängig davon, ob die Quelle ursprünglich ein digital erzeugtes CI- oder NCI-Dokument war, oder ob es sich um ein gescanntes oder gefaxtes analoges Dokument gehandelt hat - ermöglicht die Nutzung der Dokumente als Unternehmenswissen. Der Film „Disclosure“ hat mit seinem virtuellen Unternehmensarchiv manche Idee aus den Entwicklungslabors vorweggenommen.
Das Ende der Mikrofilm-Ära wird daher auch weniger von den tradionellen Befürwortern digitaler optischer Speicher eingeläutet, sondern von Datenbanken und Repositories, die den vollständigen Inhalt der Dokumente speichern. Da auf Mikroform-Medien nicht nach Texten und Zahlen in Dokumenten gesucht werden kann, bleibt als Anwendungsgebiet nur noch die Langzeitarchivierung, um den Anforderungen des Gesetzgebers hinsichtlich der Aufbewahrungspflichten für kaufmännische Dokumente gerecht zu werden. Aber auch hier wird sich durch die digitale Signatur und die Anerkennung elektronisch erzeugter Dokumente nach der Jahrtausendwende ein Wandel anbahnen.
Die Zukunft digitaler optischer Speicher
Nicht nur die Existenz des Mikrofilms ist bedroht, auch die „Rotating Digital Optical Disks“ werden über kurz oder lang aus der DV-Welt verschwinden. Optische Speicher hatten Anfang der 80er Jahre den Startpunkt für elektronische Archivierung und Workflow gesetzt. Ihre Berechtigung schwindet in dem Maße, in dem ausreichend günstige magnetische Speicherkapazitäten verfügbar sind. Bei den traditionellen optischen Medien im 12“- und 14“Format gibt ein Hersteller nach dem anderen auf, auch 5¼“-Medien werden zunehmend durch die selbst bespielbare CD verdrängt. Aber selbst dieses Medium hat aufgrund seiner technischen Restriktionen und geringen Speicherkapazität am Ende des Jahrtausends ausgedient.
Als Nachfolger steht die DVD bereit. Nach einem Aufblühen der DVD verschwinden digitale optische Speicher als „Rotating Memories“ in der professionellen Informationsverarbeitung. Drehende Medien erreichen auch bei Einsatz verbesserter Steuertechnologien und Nutzung enger bündelnder Laser schnell eine Grenze. Zudem wird die Online-Bereitstellung von Informationen die Distribution über Medien ablösen.
Im neuen Jahrtausend werden außerdem vollständig neue Speicherverfahren zur Verfügung stehen. Welches der vielen Verfahren sich gegen die magnetischen Festplatten durchsetzen kann - z.B. neuartige Solid-State-Speicher auf Basis von Multiple Layer RAM-, Holografie-, Kristall-, biochemischen oder anderen Techniken - bleibt abzuwarten.
Zurück zur Quelle: Rezentralisierung
Dokumenten-Management-Systeme werden derzeit in der Mehrzahl als dezentrale und verteilte Lösungen in Client/Server- oder Intranet-Umgebungen implementiert. Herkömmliche Hostsysteme werden meist nur als Datenbankserver für die Referenzierung auf separat gehaltene Dokumente genutzt. Zukünftig wird eine starke Rezentralisierung der Dokumentenbestände erfolgen. Gigantische Archive werden zentral gehalten und weltweit multilingual abgefragt. Sobald ausreichend schnelle Leitungsverbindungen zu vernünftigen Preisen bereitgestellt werden, werden Konzepte wie das komplette Outsourcing der Informationserfassung und -bereitstellung, „Pay per View“ oder das Angebot zentraler Fallback- und Sicherheitslösungen die Zukunft bestimmen.
Besonders Unternehmen, die selbst über Leitungsnetzwerke, Kommunikationseinrichtungen und Rechenzentren verfügen, werden mit den bestehenden, bei Unternehmen oder Anwendern installierten herkömmlichen DMS-Lösungen konkurrieren. Der Aspekt der langfristigen Kundenbindung ist für alle Kommunikationsdienstleister von großem Interesse. Dabei werden sowohl öffentliche Inhalte als auch unternehmensinterne Bestände bereitgestellt. Bestehende Ansätze wie Publishing on Demand, Informations-Broadcast, Digital Mailing und andere werden sich in diese generelle Strategie einfügen.
Neue Anwendergruppen
Typischerweise denkt man gegenwärtig beim Begriff Dokumenten-Management an kommerzielle Lösungen in Unternehmen. Schon heute gelangt diese Technologie aber durch virtuelle Arbeitsplätze auf die PC-Arbeitsplätze zuhause. Dokumenten-Management in all seinen Varianten zur Ordnung, Erschließung und zum Austausch von Dokumenten wird demokratisiert. Dokumenten-Management-Funktionen werden die Standard-Kommunikationsmittel des Internet um Kontroll- und Bereitstellungstechniken für große Informationsbestände ergänzen. Wenig wahrscheinlich ist allerdings, daß die Mehrheit der neuen Anwender diese Funktionen noch als eigenständiges Dokumenten-Management oder Workflow kennenlernen wird. Die Funktionalität wird sich vielmehr in neuartigen Anwendungen, die auch den Workflow vom Kühlschrank zum Kaufmann organisieren können, verstecken.
Der Dokumenten-Management-Branche ist daher angeraten, diese neuen Themen rechtzeitig mit „nicht-technologischen“, einfach verständlichen Begriffen zu besetzen und ihre Produkte unter den veränderten Anwenderanforderungen weiterzuentwickeln. Forciert wird die Entwicklung dieser Anwendungen nicht mehr von den DV- oder Organisationsabteilungen von Unternehmen, sondern von Anforderungen der Consumer-Industrie. Verspielte multimediale Benutzungsoberflächen, einfach und intuitiv nutzbare Funktionen oder Sprachsteuerung werden das Erscheinungsbild künftiger Anwendungen bestimmen.
Überlebt Dokumenten-Management nur als organisatorische Dienstleistung?
Ungeachtet der Entwicklung von Software und Hardware bleibt die organisatorische Leistung für ein geordnetes Dokumenten-Management bestehen. Die Aufbereitung und Erschließung von Informationen wird angesichts der wachsenden Informationsmenge und der Informationsüberlastung immer wichtiger. In diesem Zusammenhang werden auch weitere neue Berufsbilder entstehen. Diese werden die aus der Optimierung von Prozessen und der verbesserten Nutzung von Informationen resultierende Reduktion der Arbeitsplätze in Büros und Verwaltungen allerdings nicht ausgleichen können.
Zur effektiven und wirtschaftlichen Nutzung des Dokumenten-Managements - zum Beispiel in einer ganzheitlichen, fallabschließenden Sachbearbeitung, bei der Automatisierung des Posteingangs oder bei universellen Call-Center-Arbeitsplätzen, an denen Informationen aus unterschiedlichsten Quellen zusammengeführt werden - bleiben weiterhin umfangreiche organisatorische und beratende Aufgaben bestehen. Dieses Dienstleistungssegment wird solange wachsen, wie es die Softwareindustrie versäumt, einfache und für den Anwendungsfall geeignete Produkte bereitzustellen.
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