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Was ist ... eine sichere mehrschichtige DMS-Architektur?
Dreischichtiges Architekturmodell
Zukunftssichere DMS-Architekturen
Archive und Dokumentenmanagement als nachgeordnete Dienste
Dreischichtiges Architekturmodell
John Donovan hat in seinen Studien über Client-Server-Computing ein drei Ebenen umfassendes Architekturmodell erarbeitet, in dem die Informationsdienste (die funktionale Ebene) zwischen den eigentlichen Daten und Dokumenträumen auf der untersten Ebene und der Benutzerschnittstelle angesiedelt sind.
Donovans Architekturmodell umfaßt drei logische Ebenen: die eigentliche Daten-ebene, eine funktionale Schicht mit verschiedenen Diensten und die Präsentations- oder Darstellungsebene.
In derzeitigen Client-Server-Implementationen ist die Trennung dieser logischen Schichten und ihres physikalischen Gegenstückes nicht immer eindeutig. Oftmals erfordern Desktop-Applikationen im Netz neben den Präsentationsdiensten weitere Client-Dienste. Solange keine allgemein verfügbaren Standards existieren, ist die Implementierung applikationsspezifischer Datenbanken zusammen mit den allgemeinen Repository-Services ebenfalls einleuchtend. Infolge zunehmender Standardisierungsbemühungen gibt es jedoch eine Verlagerung der Schwerpunkte der Client-Server-Architektur zu
einer reinen Workplace-Funktionalität auf der Clienten-Ebene wie Office-Funktionen, lokale Komponenten des Dokumenten-Managements und der Vorgangsbearbeitung und
einer Workservice-Funktionalität auf der Server-Ebene mit Diensten und Anwendungen wie Workflow-Engines, Dokumenten-Management-Services mit nachgeordnetem Archiv, Groupware- und Kommunikations-Services.
Ein Großteil der funktionalen Dienste erfordert den Zugriff auf verschiedene Daten-Repositories, um die Informationen dann an die Präsentationsebene (Desktop-Applikationen oder Präsentationsdienste) weiterzugeben. Die folgende Abbildung zeigt die dreischichtige Client-Server-Architektur im Zusammenhang mit heutigen existierenden und sich entwickelnden Produkten. Auf die verschiedenen Standards und Schnittstellen wird im Kapitel 5 ”Standardisierungen” ausführlich eingegegangen.
entwickelnden Produkten
Die Abbildung zeigt Donovans dreischichtige Client-Server-Architektur in Verbindung mit heutigen und sich entwickelnden Standards, Schnittstellen und Produkten.
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Zukunftssichere DMS-Architekturen
Bei zahlreichen der heutigen Dokumenten-Management-Systeme handelt es sich noch um ”monolithische” Systeme, das heißt um geschlossene Insellösungen für genau einen Anwendungszweck. In der Regel gibt es einen speziellen DMS-Clienten, eine Anwendung, eine Indexdatenbank und ein Archivspeichersystem. Alle benötigten Anwendungen müssen direkt in den Clienten und in die Archivapplikation eingebunden werden. Diese Systeme lassen häufig die erforderliche Modularität und Ausbaufähigkeit vermissen.
Bei geschlossenen, sogenannten ”monolithischen” Anwendungen kommuniziert ein Client mit einer speziellen Applikation und einem Archiv.
Bedingt durch die Organisation von Unternehmen, die sich oftmals über verschiedene Standorte erstreckt, sind in sich geschlossene Anwendungen für künftige verteilte und immer komplexer werdende Systeme, bei denen von verschiedenen Anwendungen und Clienten auf unterschiedliche Komponenten zugegriffen werden muß, nicht mehr geeignet.
Da Unternehmen zunehmend dezentral und verteilt organisiert sind, müssen die verteilten Standorte auch durch verteilte Systemarchitekturen unterstützt werden.
Bei verteilten DMS-Lösungen werden sowohl Daten als auch Computer-Ressourcen geteilt. Dadurch können Abteilungslösungen zu unternehmensweiten immer größeren Informationsinfrastrukturen mit einer verbesserten Auslastung und Performance entwickelt werden. Im Unterschied zu geschlossenen Systemen sind offene, verteilte Systeme gekennzeichnet durch:
mehrere unterschiedliche Clienten,
mehrere verschiedene Anwendungen,
mehrere Datenbanken,
mehrere Ablagen und Archivsubsysteme und
einen übergreifenden Zugriff.
Verteilte Systeme stellen hohe Anforderungen an die Systemarchitektur und den Datenaustausch.
Eine DMS-Architektur muß den Anforderungen an eine vollständige, konsistente, aktuelle und situationsbezogene Informationsbereitstellung gerecht werden und zukunftssicher ausgelegt sein. Die Aufgabe dabei ist, einerseits die ständigen Veränderungen bei Anwendungen im Büroumfeld mit neuen Programmen, Formaten und Schnittstellen mit den Erfordernissen einer langfristigen, wo-möglich über Jahrzehnte erforderlichen Archivierung zu vereinen. Diese beiden Ansprüche vertragen sich nur dann, wenn eine klar strukturierte und in separate Ebenen aufgeteilte Systemarchitektur gewählt wird.
Die Ebenen werden durch eine oder mehrere Datenbanken verbunden und verwaltet, die den Zugriff auf die gespeicherten Informationen erlauben. Für ein Dokumenten-Management-System sind sinnvollerweise drei Ebenen zu unterscheiden:
die Clientenorientierte Anwendungsebene zum Speichern, Suchen, Anzeigen, Drucken und Bearbeiten von Dokumenten,
die Server-orientierte Ablageebene zur Speicherung dynamischer, aktueller, in Bearbeitung befindlicher Dokumente, als Zwischenspeicher und zur Aufbereitung von Informationen für Anzeige, Druck etc. und
die Server- und Library-orientierte Langzeitarchivebene zur langfristigen, revisionssicheren Archivierung großer Informationsmengen auf nur einmal beschreibbaren optischen Speichermedien.
Die Komponenten von Dokumenten-Management-Lösungen sind in drei Ebenen angesiedelt, in der Clienten-, der Ablage- und der Archivebene.
Die Ablageebene besitzt verschiedene Dienste und unterschiedliche Schnittstellen zu Anwendungen und Clienten. Die Dienste der Ablageebene stellen die Funktionalität des DMS bereit und sind so auszulegen, daß sie einfach parametrisiert, ergänzt und ersetzt werden können, wenn dies durch neue Applikationen oder Veränderungen der Systemumgebung erforderlich wird.
Zu den Diensten der Ablageebene gehören verschiedene Konverterdienste für die Umsetzung von Dateien oder für die Wandlung von Dokumenten, wenn sie nach Jahren wieder angezeigt werden müssen. Der Unique Identifier Dienst generiert eine unternehmensweite Kennzeichnung für jedes Dokument, die eine eindeutige Identifizierung und konsistente Verwaltung sicherstellt. Die Ablage dient weiterhin als Zwischenspeicher (Cache) für Dokumente, die in das Archiv gelangen sollen oder wieder aus dem Archiv geholt werden. Ein solcher Dienst kann auch ein hierarchisches Speichermanagement (HSM) beinhalten oder ergänzen. Über die Indexdatenbank erfolgt der Zugriff auf die abgelegten Informationen. Dieser Dienst verwaltet sowohl die Dokumente in der dynamischen Ablage als auch im Langzeitarchiv. Das Versionsmanagement ist ebenfalls eine wesentliche Komponente von Dokumenten-Management-Systemen und zum Beispiel für die Zuordnung von Hintergrund-Layouts zu archivierten Daten wichtig. Besondere Bedeutung hat ein solcher Dienst jedoch für die Verwaltung von Versionen von Dateien und Dokumenten, die in Bearbeitung sind.
Zur Verwaltung und zum Aufbau großer, verteilter DMS-Lösungen bedarf es eines übergeordneten Verwaltungsdienstes, dem sogenannten Lokalisierer, der die Navigation zwischen lokalen und entfernten Systemen und weiteren Lokalisierern übernimmt. Der Lokalisierer enthält Angaben über die Orte, wo sich weitere Informationen finden lassen, wie auf sie zugegriffen wird, welche Inhalte in den Datenbanken, Ablagen und Archiven zu erwarten sind und welche Berechtigungen zum Zugriff erforderlich sind. Durch die Verwaltung von Informationen zu anderen Lokalisierern wird damit der Aufbau übergreifender DMS-Lösungen und der Zugriff auf Datenbanken und Archive an anderen Orten ermöglicht. Der Anwender braucht sich letztlich nicht darum zu kümmern, wo er sucht und wo seine Informationen abgelegt sind. Der Lokalisierer gestattet die Benutzung beliebiger Subsysteme innerhalb eines logischen Gesamtsystems, für Änderungen und Ergänzungen müssen nur die Einträge des Lokalisierers angepaßt werden. Über eine Replikationsfunktion werden neue und geänderte Einträge an die anderen bekannten Lokalisierer innerhalb eines logischen DMS automatisch übermittelt.
Weiterhin gehören zu den Diensten der Ablageebene die Bereitstellung von Schnittstellen wie Fax-, Groupware- oder Workflow-Interfaces, damit auch andere Anwendungen und Systeme die Dienste des DMS für die Ablage und Archivierung von Informationen nutzen können. Dokumenten-Management-Systeme besitzen häufig aufgrund der speziellen Anforderungen eigene Benutzerverwaltungs- und Zugriffsschutzsysteme. Zur Verringerung des Pflegeaufwandes sollten vorhandene Benutzerverwaltungssysteme jedoch über ein Autorisierungs-Interface integriert oder zumindest deren Daten genutzt werden können.
Die Ablageebene beinhaltet Server- und Client-Komponenten. Die Abbildung zeigt die Server-Komponenten und definierte Schnittstellen zu den Anwendungen wie Scannen, Workflow und zum Archiv.
Während die Ablageebene alle dynamischen Informationen mit einem kurzzeitigen Speicherzyklus verwaltet, dient die Archivebene zur Verwaltung großer Mengen unveränderbarer, langzeitig zu archivierender Informationen. Die Dokumente in der Archivebene werden der Ablageebene auf Anforderung eines Clienten oder Batch-Prozesses als Kopie zur Verfügung gestellt. Da die meiste Funktionalität in die Ablageebene gelegt wird, sind die eigentlichen Langzeitarchivkomponenten relativ einfach strukturiert. Diese Einfachheit sichert, daß sie langfristig verfügbar sind und keinem Änderungsdienst unterliegen müssen. Alle ständigen Veränderungen unterworfenen Informationen und Programme sind auf der Ablageebene zusammenzufassen, damit bei Änderungen von Applikationen, die das Archivsystem nutzen, nur die Ablageebene anzupassen ist. Dadurch ist selbst dann eine langfristige Verfügbarkeit der in der Archivebene gehaltenen Dokumente sichergestellt, wenn neue auf dem Markt verfügbare Programme die Ablageebene teilweise oder vollständig ersetzen.
Die wichtigsten Funktionen des Archivspeichersystems sind die Verwaltung von Jukeboxen, Laufwerken und Medien mit einer eigenständigen Zugriffsdatenbank, dem Information Retrieval System (IRS), sowie der Zugriff auf Medien, die im Laufwerk (online), in der Jukebox (nearline) oder in einem Regal (offline) stehen können. Caching und intelligente Software zur Zugriffsoptimierung und Tools zur Pflege und Sicherheit des Systems runden die Archivspeicherkomponenten ab.
Das Archiv ist als Dienst für Applikationen und andere Dienste eines Gesamtsystems zu verstehen. Es ist mit einer eigenen Verwaltung ausgestattet und erhält von den anderen Diensten über definierte Schnittstellen Dokumente zur dauerhaften Speicherung (Archivierung).
Für die Nutzung eines DMS sind zwei Varianten von Clienten denkbar:
DMS-Client und
DMS-Enabling.
Einerseits gibt es eigenständige Clienten mit einer eigenen Oberfläche zum Ablegen, Indizieren, Suchen, Hitlistenaufbau und Anzeigen gefundener Dokumente. Diese Clienten besitzen Komponenten wie ein lokales Dokumenten-Management zum Vorhalten gefundener Dokumente und schnellen Blättern, sogenannte Viewer zum Anzeigen der Dokumente und eine Schnittstelle zur Kommunikation und zum Zugriff auf das DMS. In diesem Fall wird das DMS als Master-Anwendung bezeichnet, das heißt
der Dokumenten-Management-Client hat einen Hauptdesktop mit eigener Benutzeroberfläche,
andere Anwendungen werden unter der DMS-Anwendung interpretiert,
und auch auf der Server-Seite werden Anwendungen durch das DMS kontrolliert.
Die Integration anderer Anwendungen ist durch den DMS-Anbieter zu leisten.
Man spricht von DMS-Master-Anwendungen, wenn der DMS-Client eine eigene Oberfläche hat und andere Anwendungen sowohl auf Client- als auch auf Server-Seite durch das DMS interpretiert und kontrolliert werden.
Neben eigenständigen Clienten gibt es das sogenannte ”Enabling” vorhandener Anwendungen, das heißt die Erweiterung bestehender Anwendungen um bestimmte Dokumenten-Management-Funktionen wie Ablage, Indizierung, Suche oder Anzeige von Dokumenten. Der Anwender bleibt in diesem Fall in seiner Anwendung. Man spricht von DMS-Enabling-Anwendungen, wenn
Dokumenten-Management-Funktionen in vorhandene Anwendungen und bestehende Benutzeroberflächen integriert werden,
auf der Server-Seite DMS-Engines integriert oder über Schnittstellen angepaßt werden.
Für das Enabling vorhandener Anwendungen sind standardisierte Schnittstellen unerläßlich.
Beim DMS-Enabling werden vorhandene Anwendungen um bestimmte Dokumenten-Management-Funktionen wie Ablage, Indizierung, Suche oder Anzeige von Dokumenten ergänzt.
Die folgende Abbildung veranschaulicht das Zusammenspiel mehrerer lokaler und externer Ablagen und Archive. Die modulare Architektur erlaubt die Konstruktion großer, verteilter DMS-Lösungen. Eine wichtige Rolle spielt bei verteilten DMS-Lösungen der Lokalisierer-Dienst. Der Lokalisierer enthält Profile zu Indexdatenbanken, Ablagen, Archiven und entfernten Lokalisierern. Diese Profile werden durch Replikation aktualisiert. Da nur im Lokalisierer die Referenzen auf physikalische Orte gespeichert sind, ist eine einfache Konfiguration und Pflege ohne Anpassung der zugehörigen Dokumenten-Management-Systeme möglich. In einer solchen übergreifenden DMS-Lösung können Produkte unterschiedlicher Hersteller, verschiedener Art und unterschiedlichen Alters zusammengeführt werden.
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Archive und Dokumentenmanagement als nachgeordnete Dienste
Anstelle eigenständiger Archivsysteme wird die elektronische Archivierung zunehmend zu einem nachgeordneten Dienst und in vorhandene Anwendungen integriert (Enabling). Der Dienst Archiv ist dann in der Lage, anderen Diensten wie zum Beispiel Datenbanken oder Applikationen Informationen und Dokumente zur Verfügung zu stellen und von anderen Diensten wie Scannen, Fax, Datenbanken oder Applikationen Dokumente zu empfangen. Auf der Clienten-Seite werden in diesem Fall keine eigenen Desktops, sondern nur noch geeignete Viewer benötigt. Damit ist eine vollständige Integration in vorhandene Anwendungen möglich.

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Zuletzt aktualisiert am: 3.12.2001
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