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Trends der Document Related Technologies Vom Dokumenten-Management zum eBusiness
Der Markt im Umbruch
Trends

von Felix von Bredow und Dr. Ulrich Kampffmeyer
Profil_Kampffmeyer
Profil_v.Bredow

Abstract
Dokumenten-Management hat sich zu einer Basistechnologie entwickelt und wird immer mehr Allgemeingut. Die Funktionalität findet sich inzwischen in allen Arten von Anwendungen wieder – überall dort, wo es geht unstrukturierte Informationen zu erfassen, zu verwalten, zu erschließen und zu reproduzieren. Reine Standalone Dokumenten-Management-Systeme befinden sich bereits auf dem Rückzug. Die Anwender legen immer mehr Wert darauf, daß sich die Funktionalität direkt in die Anwendungen, mit denen ständig gearbeitet wird, integrieren läßt. Die bekannten Funktionen finden sich so in kaufmännischer Software, in Bürokommunikations- und Groupware-Lösungen, in CAD-Anwendungen und zahlreichen anderen Applikationen wieder. Eigentlich hat damit Dokumenten-Management sein Ziel erreicht: es ist Bestandteil der DV-Infrastruktur.
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Der Markt im Umbruch
Die Anbieter reagieren auf diesen Wandel, den bereits 1998 vom Autor postulierten Paradigmenwechsel. Einige positionieren sich bereits vollständig als E-Business-Unternehmen neu. Gute Beispiele sind hierfür FileNET, einer der Pioniere in diesem Umfeld, und TIBCO. Andere bieten Komponenten an, als nachgeordnete Dienste oder „Engines“ oder als Module für das „Enabling“ von Anwendungen. In diesem Marktsegment haben inzwischen fast alle Anbieter etwas zu bieten – von ACS und asOne über CE und SER bis zu Staffware und Win!DMS. Hersteller wie A.I.S. integrieren die Funktionalität gleich ins Betriebssystem. Andere Anbieter setzen auf „Ready-to-Work“ Module, die mit geringem Aufwand standardisiert in das IT-Umfeld des Anwenders integriert werden. Zu den typischen Anbietern gehören hier ACS, Autodigit, iXOS und andere. Daneben positionieren sich mit gleichem Anspruch spezielle Lösungen, wie Call Center-Management-Software (CCM), Costumer-Relation-ship-Management-Anwen-dungen (CRM) oder Supply-Chain-Management-Appli-kationen (SCM). Aber auch an vorgefertigten Branchenlösungen fehlt es nicht – in diesem Umfeld profilieren sich z. B. ACS, CE sowie SER mit ihrer Domea-Lösung.
Der Druck auf die Branche kommt aus verschiedenen Richtungen. Große Anbieter wie Microsoft oder Lotus haben inzwischen ihre Portfolios mit Dokumenten-Management-Funktionalität ergänzt. Besonders Lotus bietet inzwischen Dokumenten-Management-, Workflow- und Archivierungskomponenten aus einer Hand an. Noch wichtiger ist jedoch der Konkurrenzdruck, der durch Web-Portale, Content-Management und E-Business erzeugt wird. Hier kommen völlig anders geartete Lösungskonzepte zum Tragen, die durch die Architektur, die Standards und die Formate von Webbasierten Lösungen erforderlich sind. Es entstehen auch völlig neue Nutzungsvarianten, wie z.B. die Bereitstellung von Web-Archiven, Dokumentenverwaltungslösungen, Groupware oder Workflow bei Providern – das sogenannte ASP (Application Service Providing) oder DMCO (Document Management Complete Outsourcing). Der Anwender benötigt keine aufwendigen eigenen Installationen mehr, sondern kann beim Provider seine Dokumente ablegen und bei Bedarf recherchieren. Auch neue technologische Ansätze im Umfeld des Knowledge-Managements mit automatischer Klassifikation, intelligenten Retrievalansätzen und digitaler Signatur tragen zur Veränderung des Marktes bei.
Zukünftig wird sich vieles im Markt nur noch um das neue Schlagwort E-Business drehen, das herkömmliche Architekturen und Nutzungsmodelle in Frage stellt. Bisher eigenständige Dokumentenorientierte Lösungen werden zu nachgeordneten Diensten, die über Portale im Intranet, Extranet oder Internet erschlossen werden.
Die Preise purzeln
Die Vergleichbarkeit von Funktionalität und Preis bleibt bei diesen neuen Strategien auf der Strecke. Der Anwender kann sich nur schwer im Wirrwarr der Fachbegriffe und Marketingaussagen zurechtfinden. Die Preise für spezielle Branchenlösungen sind häufig günstiger als die Listenpreise für die enthaltenen Einzelmodule. In Realisierungsprojekten werden die Lizenzpreise sowie jedes mal neu verhandelt – obwohl sie häufig nur einen geringen Anteil der Gesamtprojektkosten ausmachen. Unterschiedliche Preismodelle tragen zur Verwirrnis bei: Site-Lizenzen, Server-Lizenzen, Client-Lizenzen nach concurrent user (gleichzeitig angemeldeten Anwendern) oder installierter Client-Software, Preise nach gespeicherter Anzahl Dokumente oder Kapazität des Archivs in GigaByte, Unternehmenslizenzen, „Pay-per-view“-Lizenzen (Abrechnung nach Anzahl der angezeigten Dokumente), Leasing mit oder ohne Hardware, Komplett-Preise inklusive Beratung und Installation, Anrechnung vorhandener Software bei Ablösung, gestufte Rabatte nach Anwenderzahl, usw. usw. Preis-/Leistungsvergleiche lassen sich daher nur zeitpunkt- und auf die zu lösende Problemstellung bezogen durchführen.
Der Trend ist jedoch deutlich – die Preise verfallen. In dem Maße wie Standard-Software-Anbieter ihre Portfolio`s um Dokumenten-Management-Funktionalität ergänzen oder gar Linux-Anwendungen nahezu kostenlos verfügbar werden, sinken die Preise zunehmend. Dokumenten-Management wird hierdurch auch für den Mittelstand erschwinglich. Für die Anbieter wird die Kalkulation immer schwieriger. Es muß die langfristige Verfügbarkeit der Lösung sichergestellt werden, damit auch in Jahren der Anwender seine Informationen nutzen kann. Ein Großteil der Ressourcen und des Kapitals wird hierdurch gebunden, so daß bei kleineren Softwareherstellern häufig nicht mehr genügend Mittel und Mitarbeiter vorhanden sind, um neue innovative Produkte oder Zusatzmodule auf den Markt zu bringen. Die große Zahl der heute noch im Umfeld Dokumenten-Management vorhandenen Anbieter wird sich daher in den kommenden Jahren drastisch reduzieren.
State-of-the-Art und Zukunft
Neue Begriffe und Strömungen prägen den Markt – Integration in Telekommunikationslösungen, tausend-und-ein-Slogan mit „e“ oder „@“, CRM, SCM, ... - eigentlich müßten die Anbieter von Dokumenten-Management-Systemen dankbar sein, daß durch die Neudefinition des Marktes als Document Related Technologies das Spektrum erheblich erweitert und die bisherigen Trennungen in einzelne Disziplinen aufgehoben wurden. Zu DRT Document Related Technologies rechnet man heute Internet, Intranet & Extranet; Document, Workflow & Knowledge Management; E-Commerce & Digital Signatures; Document Input, Distribution & Storage; OCR, ICR & Pattern Recognition; Databases, DataWarehouses & Retrieval Engines; Imaging & MultiMedia; Archival & Records Management; Secure Communication & Unified Messaging; Groupware & Office Solutions; Forms & Output Management; Middleware & Componentware; sowie Content Management & Content Distribution. Diese neuen Facetten zeigen die Entwicklung der Produkte auf, die in den folgenden Abschnitten – angelehnt an die bisherige Aufteilung der Marktsegmente – einmal näher betrachtet werden soll.
Elektronische Archivierung
Die elektronische Archivierung ist der Ursprung des Dokumenten-Managements. Die Nutzung spezieller, nur einmal beschreibbarer optischer Speichermedien, war der Geburtshelfer. Die Architektur der meisten Lösungen basiert auf dem Referenz-Datenbankmodell, bei dem in einer Indexdatenbank auf die separat gespeicherten Dokumentobjekte verwiesen wird. Das Überleben dieses Marktsegementes wird derzeit durch die Massen der zu speichernden Objekte und die rechtlichen Anforderungen an eine revisionssichere, unveränderbare Speicherung der Dokumente gesichert.

Elektronische Archivierung
State-of-the-Art 1999Merkmale und Eigenschaften der Produkte
(records management)
State-of-the-Art 2001Zusätzliche zukünftige Merkmale und Zusatzmodule

Eigenständige Anwendungen; Integration inoperative Anwendungen
Nachgeordnete Dienste
Host- und/oder Client-Server-basiert
Web-Server basiert
Lokale und zentrale, eigenständige Lösungen
Verteilte Systeme, ASP- und DMCO-Lösungen, gemischt zentral-dezentral-verteilte Systeme; „Web-Space“-Archive
Eigene Clienten für Scannen, Indizieren, Recherchieren im Client-Server-Umfeld; View-Module für das Enabling für Client-Server und Browser
Integration in kaufmännische Lösungen, Group-ware, Office und andere Anwendungen; Enabling-Module auf Browser und Applet-Basis
SQL- und Volltext-Datenbanken
Meta-Datenbanken, Lokalisierer, Agenten, Suchmaschinen, objektorientierte Datenbanken; zentrale Master-Index-Datenbanken
Eigene Benutzerverwaltung, Download aus Host-Benutzerverwaltungen
Nutzung von LDAP und an X.500 angelehnten Directory Services
Scan-Clienten, mehrstufige Scan-Strecken
Hochautomatisierte, spezielle Subsysteme mit Workflow-Funktionalität
Manuelle Indizierung mit freier Eingabe, Auswahllisten und Prüfung gegen vorhandene Stammdaten, Barcode, OCR/ICR
Automatische Klassifikation und Indizierung, selbstlernende Systeme, Integration von Thesaurus-Navigations-Anwendungen
COLD, Listenarchivierung, Hintergrund-Layout-Management
Web-Publishing und Output-Management
Office-Produkte-Anbindung; Schnittstellen zu Exchange und Notes
Integration in Groupware wie Outlook, Exchange, Notes, Domino und webfähige Internet-Office-Anwendungen
SAP-Anbindung über Archivelink
Weitere Standard-Schnittstellen zu beliebigen Anwendungen
TIFF und PDF: Formate bei der Speicherung
Neue Formate für Farbbilder, MultiMedia, Container; XML
Digitale optische Speicher 5 ¼“ WORM und CD
Festplatten, Festkörperspeicher, DVD und holographische Medien
Scan-Outsourcing
Komplettes Archiv-Outsourcing mit Nutzung über Web (DMCO); Kombination von ASP- mit Inhouse-Lösungen
Klassisches Dokumenten-Management
Das klassische Dokumenten-Management oder Dokumenten-Management „im engeren Sinn“ sind Lösungen, die im wesentlichen die Unzulänglichkeiten hierarchischer File-Management-Systeme datenbankgestützt ausgleichen. Sie sind durch die Erweiterungen von kaufmännischen Anwendungen wie SAP, Exchange von Microsoft und besonders Lotus Notes/Domino erheblich unter Druck geraten. Viele Eigenschaften der Produkte finden sich heute in Standard-Softwarepakten wieder. Reservate tun sich für die herkömmliche Technologie in bestimmten Branchen wie der Pharma-Industrie sowie für spezifische Anwendungen in der Produktdokumentation auf. Dokumenten-Management-Lösungen werden häufig bereits in Kombination mit der Archivierung angeboten. Hierdurch kann der gesamte Lebenszyklus eines Dokumentes von der Entstehung über die Unterstützung des Bearbeitungsprozesses bis zur Langzeitarchivierung unterstützt werden.
Klassisches Dokumenten-Management^
State-of-the-Art 1999Merkmale und Eigenschaften der Produkte
(document management)
State-of-the-Art 2001Zusätzliche zukünftige Merkmale und Zusatzmodule

Eigenständige Anwendungen
Nachgeordnete Dienste
Client-Server-basiert
Web-Server basiert
Lokale und zentrale, eigenständige Lösungen
Verteilte Systeme, ASP- und DMCO-Lösungen, gemischt zentral-dezentral-verteilte Systeme
Eigene Clienten Indizieren, Navigieren, Recherchieren im Client-Server-Umfeld; View-Module für das Enabling für Client-Server und Browser
Integration in kaufmännische Lösungen, Group-ware, Office und andere Anwendungen; Enabling-Module auf Browser und Applet-Basis
Diverse Verfahren der elektronischen Unterschrift
Digitale Signatur nach europäischer Richtlinie
Eigene Repositories und Datenbanken in Verbindung mit SQL- und Volltext-Datenbanken
Meta-Datenbanken, Lokalisierer, Agenten, Suchmaschinen, objektorientierte Datenbanken, XML-basierte Datenbanken
Eigene Benutzerverwaltung, teilweise mit Download aus Host-Benutzerverwaltungen; Kombinati-on mit herkömmlichen Netzwerk-Berechtigungssystemen
Nutzung von LDAP und an X.500 angelehnte Directory Services
Integration Email und Fax
Integration beliebiger Objekte aus verschiedenen Umgebungen, MultiMedia
Check in/Check out, Versionierung
Rendition-Management
Notebook-Anbindung mit Konsolidierung
Konsolidierung offline, nearline und online Dokumentenbestände
Manuelle Indizierung mit freier Eingabe, Auswahllisten, Thesauri
Automatische Klassifikation und Indizierung, selbstlernende Systeme, Integration von Thesaurus-Navigations-Anwendungen
LAN-/WAN-basiertes Management von strukturierten Informationssammlungen (Publikationen, Handbüchern etc.)
Web-Publishing, Output-Management mit direkter Verteilung, Workflow
Office-Produkte-Anbindung; Schnittstellen zu Groupware und Workflow für Kommunikation
Integration in beliebige Anwendungen; Basiskomponente für Knowledge-Management-Anwendungen
ASCII, Ursprungs- und eigenständige Formate bei der Speicherung
XML, HTML, neue Formate für Farbbilder, Multi-Media, Container; Konverter
Anbindung an Archivsysteme
Komplettes DMS-Outsourcing mit Nutzung über Web; Kombination von ASP- mit Inhouse-Lösungen
Workflow
Workflow begann als das Routing von Dokumenten in der Verbindung mit der Archivierung. In den letzten Jahren entwickelten sich drei wesentliche Typen des Workflows: der „Production-Workflow“ zur Abbildung komplexer, kontrollierter Abläufe, die eigentliche Vorgangsbearbeitung, „Adhoc-Workflow“ auf Basis von Email und elektronischen Formularen und der „Collaborative-Workflow“, die Abbildung von einfachen Abläufen mit kooperativen Groupware-Produkten. Der Production-Workflow wurde ergänzt um Design- und Geschäftsprozessoptimierungs-Tools zur Gestaltung der Prozesse. Inzwischen ist Workflow-Funktionalität in fast allen kaufmännischen Anwendungen, Groupware und zahlreichen Branchenapplikationen direkt integriert. Ähnlich wie beim klassischen Dokumenten-Management wird dieser Produktbereich als eigenständige Disziplin mittelfristig verschwinden.

Workflow
State-of-the-Art 1999Merkmale und Eigenschaften der Produkte
(process management)
State-of-the-Art 2001Zusätzliche zukünftige Merkmale und Zusatzmodule

Eigenständige Anwendungen und Kombination mit vorhandenen Applikationen
Nachgeordnete Dienste, integrierte „Engines“; spezielle CC-, CRM-, CMS- und Web-Publication-Anwendungen; Ablösung herkömmliches Email durch kontrollierten Nachrichtenversand
Client-Server-basiert, seltener Host-basiert (obwohl traditionelle Host-Anwendungen schon lange Ablaufsteuerungen beinhalten – sic!)
Web-Server basiert
Lokale und zentrale, eigenständige Lösungen
E-Business-Basis-Komponenten , verteilte Systeme mit Abarbeitung von WorkflowTasks an verschiedenen Arbeitsplätzen und zentraler Konsolidierung/Zusammenführung; ASP-Lösungen; Web-basierte Formulare; Mini-Workflows als Infrastruktur-Komponenten; Workflow für Enterprise-Portals; WAP-Unterstützung mittels Nachrichten
Eigene Oberflächen für die Bearbeitung der Workflows, Hostemulation für Anwendungsintegration, Dokumenten-Viewer; vorrangig Client-Server-Clienten
Integration in kaufmännische Lösungen, Group-ware, Office und andere Anwendungen; Enabling-Module auf Browser und Applet-Basis
SQL- und Volltext-Datenbanken
Meta-Datenbanken, Lokalisierer, Workflow-Agenten, objektorientierte Datenbanken
Eigene Benutzerverwaltung, Download aus Host-Benutzerverwaltungen
Nutzung von LDAP und an X.500 angelehnten Directory Services; Rollenmodelle
Nutzung separate Archivsystemkomponenten für die Faksimile-Dokumentenerfassung
Hochautomatisierte, spezielle Subsysteme mit direkter Integration in die Workflow-Funktionalität
Manuelle Indizierung mit freier Eingabe, Auswahllisten und Prüfung gegen vorhandene Stammdaten, Barcode-Steuerung
Automatische Klassifikation und Indizierung, selbstlernende Systeme
Diverse Verfahren der elektronischen Unterschrift
Digitale Signatur nach europäischer Richtlinie
Eigenständige Formate für die Speicherung von Prozess- und Meta-Daten, Container und Profile
Austausch und Interaktion auf Basis von XML
Separate Prozess-Design-Komponenten oder –Tools
Integration selbstlernender Komponenten zur Prozessoptimierung; Extraktion von Prozessdaten zur Laufzeit und dynamische Prozessanpassung im Rahmen eines permanenten, automatisierten Re-Designs
Office-Produkte-Anbindung; Schnittstellen zu SAP, Exchange und Notes; Kombination mit Dokumenten-Management und Archivierung
Integration in Groupware wie Outlook, Exchange, Notes, Domino und webfähige Internet-Office-Anwendungen; Output-Management; Intranet- Extranet- und Internet-Publikation; Basiskomponente für Knowledge-Management-Anwendungen; „Web-Workflow-Hosting“ und ASP-Modelle, Ablaufsteuerung in beliebigen E-Business-Anwendungen
Knowledge Management
Der Begriff Knowledge Management ist noch vielfach umstritten: beinhaltet er nur das „explizite Wissen“, das definierbar, erfaßbar, nachlesbar und nachvollziehbar ist oder aber auch das „implizite Wissen“ in den Köpfen der Mitarbeiter, das auf persönlichen Erfahrungen, adhoc-Prozessen der Erkenntnis und subjektiven Einsichten beruht. Man kann sogar einen Schritt weiter gehen und vom „kollektiven Wissen“ sprechen, das erst durch die Zusammenführung von Informationen auf Basis von partizipativen, kooperativen oder kollektiven Lernprozessen entsteht. Kleinster gemeinsamer Nenner der Definition ist das „Meta-Wissen“, das Wissen über die Quellen der Information, seien es Datenbanken, Personen oder Papierarchive. Auch die Anwender von solchen Lösungen definieren diesen Begriff für sich jedesmal neu und anders. Gleiches gilt für die systemtechnischen Ursprünge – vom Groupware-Ansatz über ein erweitertes Dokumenten-Management, Enterprise-Portal-Lösungen, Data-WareHouses, Management-Informationssysteme bis hin zu den klassischen Expertensystemen reicht hier die Bandbreite. Man gewinnt den Eindruck, Knowledge Management ist derzeit nur ein Etikett für die Zusammenführung bereits bestehender Technologien zur verbesserten Informationserschließung. Neue Ansätze kommen nur durch die automatische Klassifikation und neuartige Retrieval-Technologien hinzu.

Wissensmanagement
State-of-the-Art 1999Merkmale und Eigenschaften der Produkte
(knowledge management)
State-of-the-Art 2001Zusätzliche zukünftige Merkmale und Zusatzmodule

Eigenständige Anwendungen; Zusammenführung von Informationen aus unterschiedlichen Quellen
Integrative Middle-Ware-Dienste; Verdichtungs-datenbanken; Enterprise-Portals
Client-Server oder Web-Server-basiert
Web-Server basiert
Lokale und zentrale, eigenständige Lösungen
Verteilte Systeme, ASP-Lösungen
Eigene Clienten für Client-Server und Browser
Bestandteil von Portal-Lösungen; Enabling-Module auf Browser und Applet-Basis für beliebige Anwendungen
Eigene Datenbanken, Repositories und DataWarehouses optimiert auf die Trainings-, Auswertungs- und Logik-Software
Meta-Datenbanken, Agenten, Suchmaschinen, objektorientierte Datenbanken; Knowledge-WareHousing; XML-Repositories; „Profiler“-Software
Eigene Benutzerverwaltung, Kombination mit herkömmlichen Netzwerk-Berechtigungssystemen
Nutzung von LDAP und an X.500 angelehnten Directory Services; Rollenkonzepte
Manuelle Indizierung mit freier Eingabe, Auswahllisten und Prüfung gegen vorhandene Stammdaten, wissensbasierte Vorschläge, Logikprüfung; Training-Software
Selbstlernende Systeme, Rollen-Profile, automatische Klassifikation, neuartige Navigations-Anwendungen, Informationsverdichtung und -bewertung, Entscheidungshilfe-Systeme, Informationsentsorgung
Übernahme von Ergebnissen aus Internet-Recherchen
Wissensdienstleistung durch automatisierte externe Agenten und Service-Provider; Kombination von „öffentlichen Wissen“ mit „Inhouse Wissen“
Content Management
Die Bezeichnung Content Management ist inzwischen sehr beliebt geworden. Content, der Inhalt, ist zukünftig Meßlatte für die Attraktivität eines Angebotes. Hierbei spielt es keine Rolle, ob es um die Akzeptanz-Steigerung im Unternehmen, oder um die Gewinnung von Kunden im E-Commerce geht. Im wesentlichen geht es bei Content Management um die Verwaltung von Informationen, die Intranet-, Extranet- oder Internet-WebSites bereitgestellt werden. Einerseits kommen hier als nachgeordnete Dienste herkömmliche Host- und Client-Server-Systeme zum Einsatz. Andererseits werden aber immer mehr Web-Server-basierte Produkte angeboten, die besser mit den URL-Strukturen, HTML- und XML-Dokumenten umgehen können. Es zeichnet sich ab, daß Web-Content-Management ein eigenständiges Marktsegment wird. Auch die Anbieter von kaufmännischer Software, von Datenbanken und besonders von E-Business-Anwendungen haben sich inzwischen dieses Themas angenommen. Da Content Management relativ neu ist, bleibt auch die Spalte „State-of-the-Art 1999“ relativ leer.

Content Management
State-of-the-Art 1999Merkmale und Eigenschaften der Produkte
(web content management)
State-of-the-Art 2001Zusätzliche zukünftige Merkmale und Zusatz-module

Nur wenige „echte“ Produkte
Eigenständige Datenbanken und Anwendungen auf XML-Basis; Ablösung herkömmlicher Dokumenten-Management-Anwendungen im Internet-Umfeld
File-System- oder Datenbank-basiert
Web-Server-basiert; „Web-Space“-Archive
Lokale, verteilte und zentrale, proprietäre Lösungen
Web-Portal-Lösungen für B2E, B2B und B2C, ASP-Lösungen
Browser
Bestandteil von Portal-Lösungen; Enabling-Module auf Browser und Applet-Basis für beliebige Anwendungen; WAP-Unterstützung
Elektronische Unterschriften; kryptographische Absicherung des Informationsaustausches
Digitale Signatur nach europäischen Richtlinien; Kryptographie; Abrechnungs-, Zahlungs- und Accountingmodule; MMCRS MultiMedia Clearing Right Systems
File-System-orientierte Link-HTML-Seiten-Strukturen; meistens nur herkömmliche Datenbanken (vorrangig Oracle)
XML-Repositories; „Profiler“-Software; erweitere MultiMedia-Datenbanken
Bisher unzureichende Benutzerverwaltungen, Kombination mit herkömmlichen Netzwerk-Berechtigungssystemen
Nutzung von LDAP und an X.500 angelehnten Directory Services; Rollenkonzepte, Profil-Konzepte
Speicher- und Bereitstellungsformate: HTML, GIF, „real“-Video u.a.
Neue Formate, vorrangig XML
Top
Trends
Die zur Zeit wesentlichen Trends werden im Folgenden noch einmal kurz gegenübergestellt.
Automatische Klassifikation
Die Erfassung von gescannten Images, Fax, E-mail, Office-Dokumenten und Multimedia-Objekten stellte aufgrund der notwendigen manuellen Indizierung den Engpaß von allen Workflow-, Dokumenten-Management- und Archivsystemen dar. Lediglich im COLD-Umfeld war die Extraktion von Indexmerkmalen aus dem Output selbst eine übliche Verfahrenstechnik, die alle DMS-Anbieter beherrschten. Der Ansatz der automatischen Klassifikation geht darüber weit hinaus. In Verbindung mit OCR/ICR-Techniken werden Faksimiles interpretiert und Index-Merkmale nach vordefinierten Schemata herausgefiltert, geprüft und mit Stammdaten abgeglichen. Selbstlernende Programme erlauben die Generierung von Strukturen, Aufbau von Ordnungssystematiken und Zuordnungen anhand der Dokumentinformationen. Die Integration in Betriebssysteme, Bürokommunikations- und Erfassungssysteme erlaubt das sichere "Füttern" beliebiger Archive und Repositories. Die Verfügbarkeit solcher Lösungen entwickelt sind zum K.O.-Kriterium für die DRT-Systemanbieter. Aber nicht nur für die automatische Erfassung und Indizierung, sondern auch zum Durchsuchen von unstrukturierten Repositories werden diese Werkzeuge zunehmend weiterentwickelt.
Content Management und XML
Neben den herkömmlichen Architekturen, die auf einer Indexdatenbank und einem separaten Dokumenten-Repository basieren, entwickeln sich verstärkt Internet-orientierte Content Management Systeme (CMS). Die Schlüsselkomponente ist XML. Die Beschreibungssprache XML wird zur Abbildung von Profilen, Bildung von Klassen und als Speicherformat selbst genutzt. XML-basierte Content Management Lösungen werden das herkömmliche Dokumenten-Management (im engeren Sinn) weitgehend ablösen und auch die traditionelle Archivierung in den Bereich der langfristigen Massenspeicherung von Faksimiles und Daten als Hintergrundsysteme abdrängen. Aber auch die Dokumentation von Webangeboten, die sich ständig – aus Datenbanken gefüttert – ändern können, gewinnt aus rechtlicher und Kunden-Service-Sicht immer größere Bedeutung. Der Nachweis, was wann auf welcher Website angeboten wurde, die Diskrepanz zwischen Prospekten, Verträgen und Webangeboten sowie das Vorhalten von Informationen, die Kunden von den Websites vor längerer Zeit abgerufen haben, stellt neue Anforderungen an ein professionelles WebContent-Management und WebContent-Archives dar. XML wäre eine ideale Basis für WebContent-Management und B2B-Anwendungen, da es Inhalt und Präsentation trennt.
ASP und DM-Outsourcing
Die ersten Frühlingsblüten des DMCO (Document Management Complete Outsourcing), die Erfassung, Indizierung, Speicherung und Nutzung der Dokumente über einen Provider, lassen sich bereits besichtigen. Diese Variante des ASP (Application Service Provider) ist besonders für Telekommunikations-Unternehmen und Rechenzentren interessant. Die erstgenannten verfügen über Leitungsbandbreite und möchten gern im Zeitalter des Call-by-Call ihre Kunden langfristig binden, die zweitgenannten möchten ihre "Client/Server-verseuchte" Klientele gern rezentralisieren und besitzen die nötige Infrastruktur, Personal und Know-how zum Betrieb von Großlösungen. Im Umfeld des Dokumenten-Managements gilt es jedoch noch einige Hürden zu überwinden: wie kommen Office-Dokumente über den Browser ins zentrale Archiv, wie werden zeitnah Output-Dokumente übermittelt, wie steht es um Mandantenfähigkeit und Sicherheit, wie organisiert man das Scan-Outsourcing nebst Indizierung, wie hoch ist die Verfügbarkeit der Systeme und die Übertragungsgeschwindigkeit, wie lassen sich die Kosten rechnen, damit Dokumenten-Management-Outsourcing interessant wird, wie läßt sich die psychologische Hemmschwelle überwinden, wenn das Unternehmenswissen bei einem Provider liegt? Die Nutzung des Internets macht solche Lösungen jedoch bereits heute für viele virtuell und verteilt arbeitende Firmen und Organisationen interessant. Die Vorteile sind deutlich: Zeit- und ortsunabhängiger Zugriff, kein eigenes Personal, keine speziellen Anwendungen, keine eigene Hardware, Skalier- und Ausbaufähigkeit innerhalb von Stunden, 24-Stunden-Betrieb, keine Updates, Migrationen etc.
Elektronische Langzeitarchivierung
Für viele mag der Begriff der elektronischen Langzeitarchivierung in Verbindung mit den aktuellen Trends befremdlich wirken. Aber im Zusammenhang mit der digitalen Signatur, eCommerce und E-Business kommen auf diesen Bereich völlig neue Anforderungen zu, die heutzutage noch kein Anbieter gelöst hat. Wie soll eine elektronische Unterschrift auch noch nach zehn Jahren geprüft werden können, wenn diese längst ihre Gültigkeit verloren hat? In Rechtsstreitigkeiten wird z. B. die Frage nach dem tatsächlich offerierten Angebot ein zentrale Rolle spielen. Dieses zeigt, daß zukünftig nicht nur die elektronischen Vertragsdokumente, sondern auch die Rahmenbedingungen reproduzierbar sein müssen, wie ein solcher Vertrag zustande gekommen ist. Hier werden Lösungen nötig, die ein gewaltiges Volumen an Informationen im Zusammenhang mit dem heute noch langsamen Internet verarbeiten können müssen. Davon abgesehen stellt dieses Thema zugleich das Gedächnis des Informationszeitalters dar. Dieses hat schon heute erhebliche Lücken, da dieses Thema leider nicht überall mit der erforderlichen Sorgfältigkeit behandelt wird.
Portale
Portale stellen die zukünftigen Plattformen für Content Management, Knowledge Management und das E-Business dar. Alle verfügbaren und benötigten Informationen werden mit dieser Technologie aus den unterschiedlichsten Repositories zusammengetragen und dem Benutzer auf Grundlage seines tatsächlichen Bedarfs einheitlich präsentiert. Klassische Dokumenten-Management Technologien stellen dabei reine Integrationswerkzeuge dar. In Zukunft wird aber weniger die eigentliche Technologie im Vordergrund stehen, sondern durch die Entwicklung von vertikalen Lösungen, werden die Bestandteile integriert, die als „Best-of-Class“ bezeichnet werden und inzwischen Basistechnologie geworden sind.
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